Acer nutzt Avalara VAT Reporting zur Optimierung seines umsatzsteuerlichen Managementprozesses

Acer verfügt über ein eigenes, proprietäres ERP-System, das intern entwickelt wurde. Eine der Herausforderungen für das Steuerteam von Acer bestand darin, sicherzustellen, dass ihre Daten an die unterschiedlichen Berichtsanforderungen in verschiedenen Ländern angepasst werden konnten. Eine Situation, die dadurch noch komplizierter wird, dass selbst EU-Länder, die das SAF-T-Meldemodell übernommen haben, unterschiedliche unterstützende Daten anfordern können.

Eine erfolgreiche Optimierung der Lieferkette erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der Mehrwertsteuervorschriften und deren Anwendung, was wiederum durch die regelmäßigen Versuche der EU, ihre eigene Effizienz zu verbessern, zusätzlich erschwert wird, da diese das Leben für den Mehrwertsteuerzahler oft komplexer machen. Durch die Partnerschaft mit Avalara hat Acer Zugang zum detaillierten Mehrwertsteuerwissen des Spezialistenteams, das sicherstellt, dass die Mehrwertsteuerberichterstattung stets den neuesten Vorschriften, Sätzen und Berichtsanforderungen entspricht.

Die Grundlage für den Erfolg bei der Umsatzsteuer liegt in den korrekten Stammdaten, die in einer Organisation durchaus in verschiedenen Instanzen der ERP-Anwendung verteilt sein können. Hier konnte das Team von Acer durch die Zusammenarbeit mit Avalara VAT Reporting seinen Umsatzsteuerverwaltungsprozess erheblich optimieren und Fehler und Auslassungen drastisch reduzieren.

„Steuerbehörden mögen keine Fehler, die Sie am Ende weitaus mehr kosten können als die Implementierung von Technologien zu deren Vermeidung“, kommentiert Posky. „Was wir mit der Umsatzsteuer-Meldung gemacht haben, ist, sie in unsere ERP-/Umsatzsteuer-Verarbeitung zu integrieren, sodass jede Transaktion jetzt nahtlos durch die Umsatzsteuer-Meldung läuft und sofort überprüft wird.“

Die Datenstruktur zur Integration der Umsatzsteuerberichterstattung mit so vielen Instanzen der ERP-Anwendung in den 17 Ländern, die ihre Avalara-Lösung bereits nutzen, ist sehr detailliert. Während in der Vergangenheit jeder Mehrwertsteuerverantwortliche eines Landes Berichte heruntergeladen und abgeglichen hat, um monatliche Erklärungen in Excel zu erstellen, ist das System jetzt automatisiert, um die logischen Mehrwertsteuerdaten aus allen Systemen zu extrahieren. Die Daten werden dann täglich gefiltert, geprüft und im Rahmen eines Batch-Prozesses in die Umsatzsteuer-Meldung hochgeladen.

Die Umsatzsteuer-Meldung führt dann über 140 Prüfungen durch und identifiziert alle Probleme mit den Daten. Einige davon werden systemintern automatisch korrigiert, während andere, die Fehler in den Stammdaten widerspiegeln, gekennzeichnet und abgelehnt werden. Die lokalen Länderdatenmanager werden dann benachrichtigt, die Quelldaten zu korrigieren und die korrigierte Datei erneut hochzuladen.

„Der gesamte Prozess ist nahtlos und spart unglaublich viel Zeit“, kommentiert Posky, „und er hat uns ermöglicht, noch faszinierendere Aspekte des Systems zu entwickeln, wie zum Beispiel ein BI-Dashboard für die Umsatzsteuerberichterstattung, das es uns erlaubt, lokalen Managern zu zeigen, wie sich ihre Datenqualität im Vergleich zu anderen verhält und woher die Fehler stammen.“

Die Automatisierung des Mehrwertsteuerprozesses mit den damit verbundenen Zeit- und Risikoeinsparungen ist nur einer der Vorteile, die Acer durch die Zusammenarbeit mit Avalara erzielt hat. Posky sagt: „Einer der Gründe, warum wir Avalara gegenüber der Konkurrenz bevorzugt haben, war, dass es uns ermöglichte, viel innovativere und nützlichere Automatisierungen zu entwickeln, die in unseren normalen Arbeitsablauf integriert werden können.“

Die Teams von Avalara halfen Acer nicht nur bei der nahtlosen Integration in ihr proprietäres ERP-System, sondern arbeiten auch mit ihnen an zukünftigen Herausforderungen. Posky fährt fort: „Es ist fantastisch, sich auf vertrauenswürdige Geschäftspartner wie Avalara verlassen zu können, um sicherzustellen, dass wir alles richtig machen. Es ist eine spannende Reise, die wir auf die nächste Stufe heben wollen, indem wir Echtzeitsysteme wie AvaTax implementieren, von denen wir erwarten, dass sie erneut massive Effizienzsteigerungen liefern werden.“