Ag Solutions Group profitiert von der Automatisierung der Umsatzsteuer

Als einer der größten Händler seiner Art im Mittleren Westen ist die Ag Solutions Group auf landwirtschaftliche Geräte für die Aussaat, das Sprühen, die Düngung und vieles mehr spezialisiert.

Das 2015 aus dem Zusammenschluss zweier Familienunternehmen hervorgegangene, in Minnesota ansässige Unternehmen startete 2019 seinen Online-Shop, was sowohl Wachstumschancen als auch Compliance-Risiken mit sich brachte.

Der Einstieg des Unternehmens in den Online-Handel erfolgte unmittelbar nach der Entscheidung des Obersten Gerichtshofs der USA aus dem Jahr 2018 in der Rechtssache „South Dakota gegen Wayfair, Inc.“, durch die die Befugnisse der Bundesstaaten zur Erhebung von Umsatzsteuer auf E-Commerce- und andere Fernverkäufe erweitert wurden. Das daraus resultierende Konzept des „wirtschaftlichen Nexus“ brachte sowohl Risiken als auch Komplexität für Unternehmen mit sich, die in Bundesstaaten verkaufen, in denen sie keine physische Präsenz haben.

„Wir haben unsere Umsatzsteuer und die Einreichung der Steuererklärungen in den vier Bundesstaaten, in denen wir physische Standorte haben, bisher manuell verwaltet“, sagt Stefanie Hemeyer, Controllerin des Unternehmens. „Das war nicht zu aufwendig. Sobald wir jedoch aufgrund von Online-Verkäufen in anderen Bundesstaaten einen steuerlichen Nexus herstellten, gestalteten sich die Verwaltung unserer Steuern und die Einreichung der Erklärungen komplizierter. Das Wayfair-Urteil führte zu einer größeren Haftung, da wir in zusätzlichen Bundesstaaten Meldungen vornehmen mussten.“

Bereits vor dem Einstieg in den E-Commerce betrieb die Ag Solutions Group ihr Geschäft mit CDK IntelliDealer™, einem integrierten Händlermanagementsystem. „Dieses System ist unser Ein und Alles“, sagt Stefanie. „Es ist das Gehirn des Unternehmens. Jedes andere Programm, das läuft, von der Bestandsverwaltung bis zu den Finanzen, ist in irgendeiner Weise in das CDK integriert.“

Als die AG Solutions Group begann, Waren online zu verkaufen, führte Stefanie die E-Commerce-Plattform BigCommerce ein. Als Stefanie später beschloss, die Umsatzsteuer für Online-Transaktionen zu automatisieren, empfahl BigCommerce einige Unternehmen zur Auswahl. „Die Integration war uns wichtig“, erklärt sie. „Wir haben mit niemandem gesprochen, der keine Integration bot.“ Anschließend haben wir uns zwei oder drei Optionen angesehen und uns für Avalara entschieden.“

„Diese anfängliche Integration war ziemlich einfach“, erinnert sich Stefanie. „BigCommerce arbeitet mit Avalara zusammen, daher gab es nicht viel zu tun, außer sich anzumelden und eine Kontonummer und einen Schlüsselcode einzugeben. „Wir benötigen diese Integration mit BigCommerce, damit das System unseren Kunden die entsprechenden Beträge in Rechnung stellen kann.“ 

Das Unternehmen integrierte Avalara anschließend in CDK IntelliDealer, um die Umsatzsteuerberechnungen für Transaktionen an seinen physischen Standorten zu automatisieren. „Unsere Transaktionen kommen jetzt also direkt von CDK und BigCommerce“, ergänzt Stefanie. 

„Die Integration von Avalara mit IntelliDealer und BigCommerce schafft mehr Vertrauen, dass die Umsatzsteuer korrekt berechnet wird“, so Stefanie. „Allein die Gewissheit, dass wir die Vorschriften einhalten, war ein enormer Vorteil. Insgesamt werden dadurch unsere Steuerrisiken definitiv gemindert.“

Die Automatisierung der Umsatzsteuerberechnung und -meldung spart der Ag Solutions Group laut Stefanie auch Zeit und Geld. „Es ist viel einfacher und übersichtlicher“, fügt sie hinzu. „Wenn wir Avalara nicht hätten, wäre das eine manuell zu erledigende Vollzeitaufgabe.“

Das Unternehmen nutzt auch Streamlined Sales Tax und profitiert von einem Programm, das von mehreren Bundesstaaten eingeführt wurde, um die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften zu vereinfachen und günstiger zu gestalten, indem die Kosten für Steuersoftware von einem zertifizierten Dienstleister wie Avalara angerechnet werden.