John Kallas, der selbst eine Leidenschaft für Motorräder hat, kehrte aus dem Ruhestand zurück, um Finanzvorstand bei Arlen Ness Motorcycles zu werden. „Damals versuchte das Unternehmen, die Umsatzsteuer selbst zu verwalten“, sagt er. „Wir reichten die Erklärungen manuell ein und verwalteten die Steuern aller verschiedenen Bezirke und Städte, wobei wir die Tabellen in unserem ERP-System aktualisierten, sobald die verschiedenen Jurisdiktionen ihre Steuertabellen aktualisierten.“
John war der Meinung, dass der manuelle Ansatz nicht nur ineffizient, sondern auch viel zu riskant war. „Dann kam das Urteil im Fall South Dakota gegen Wayfair, und das hat für uns alles verändert“, erinnert er sich. Arlen Ness Motorcycles hat seinen Sitz in Kalifornien, war jedoch in South Dakota und Florida registriert, da „dies zwei große Bundesstaaten mit wichtigen Motorradtreffen sind“, erklärt er. „Diese steuerliche Situation wurde einfach zu unüberschaubar.“
Erschwerend kam hinzu, dass etwa 70 % des Geschäfts des Unternehmens umsatzsteuerbefreit sind – und auch hier erfolgte die Verwaltung der Freistellungszertifikate vollständig manuell. „Wir nannten es den Ordner-Ansatz“, lacht John. „Niemand hatte die Zeit, Ordner durchzugehen, die zehn Zentimeter dick waren und viele Jahre zurückreichten. Oftmals mussten wir den Umsatzsteuerbetrag übernehmen, wenn wir die Berechnung falsch durchgeführt hatten oder der Kunde nicht mehr von der Steuer befreit war. Wir gaben Tausende von US-Dollar aus eigener Tasche aus, um diese geschuldeten Umsatzsteuern zu begleichen.
