Armanino sorgt für Sorgenfreiheit bei 1099er-Formularen

Armanino ist eine der größten unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in den USA. Die Kanzlei betreut mehr als 12.000 Kunden, die auf Business-Outsourcing-Services (BOS) zurückgreifen und die täglichen sowie die zum Jahresende anfallenden Buchhaltungs- und Berichtsfunktionen an das Armanino-Team auslagern. Während das BOS-Team der Kanzlei etwa 400 Mitarbeiter zählt, verwaltet eine Kerngruppe von nur sechs Spezialisten dank der automatisierten Lösung „Avalara 1099 & W-9“ den Großteil der Erstellung und Einreichung von 1099-Formularen.

Für Geschäftsinhaber (und die Firmen, die sie in Steuerangelegenheiten betreuen) kann der Januar aufgrund der Frist am 31. Januar zur Erstellung und Einreichung von „Informationserklärungen“ wie den 1099er-Formularen ein herausfordernder Monat sein.

Der aktuelle Schwellenwert ist recht niedrig: Ein Unternehmen, das bestimmten Auftragnehmern und Zahlungsempfängern im Laufe des Jahres insgesamt jeweils mindestens 600 US-Dollar zahlt, muss für jeden einzelnen Auftragnehmer und Zahlungsempfänger ein 1099-Formular einreichen. Das bedeutet, dass sich die Anzahl der Erklärungen schnell summieren kann, insbesondere bei größeren Unternehmen. Weitere Anforderungen verkomplizieren die Angelegenheit zusätzlich:

• Wenn ein Unternehmen nicht über die erforderlichen Informationen zum Ausfüllen eines 1099-Formulars verfügt, muss ein W-9-Formular an den Auftragnehmer oder Zahlungsempfänger gesendet werden, um Details wie die Steueridentifikationsnummer zu erfassen. 
• 1099-Formulare müssen zusätzlich zur Einreichung bei der US-Steuerbehörde (IRS) an den Auftragnehmer oder Zahlungsempfänger gesendet werden.
• Jedes Unternehmen, das 10 oder mehr 1099-Formulare einreicht, ist zur elektronischen Einreichung verpflichtet – ein an sich schon komplexer Prozess.

Es ist kein Wunder, dass Unternehmen sich auf Kanzleien wie Armanino verlassen, um all dies für sie zu verwalten. Denn die Bearbeitung von 1099-Formularen und W-9-Formularen ist nicht nur mühsam, sondern es drohen auch Strafen bei Nichteinhaltung. Genau deshalb setzt Armanino auf Avalara, um den Prozess zu optimieren. Schließlich sind 1099-Verpflichtungen für ein einzelnes Unternehmen schon schwierig genug. Sie manuell für Tausende von Kunden zu bearbeiten, wäre ein Albtraum.

Vor der Implementierung von Avalara 1099 & W-9 nutzte Armanino in seinen über 20 Niederlassungen unterschiedliche Systeme und Verfahren. „Wir dachten: ‚Das können wir besser machen‘“, sagt Max Langfield, Mitglied des BOS-Teams bei Armanino, der auf 1099-Formulare spezialisiert ist. „[Die Standardisierung des Prozesses] kann unser Kundenserviceteam entlasten, sodass es einen umfassenderen Service bieten kann, während wir im Hintergrund diese relativ routinemäßigen Verwaltungsaufgaben erledigen.“

Dies führte zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und Effizienz und halbierte die Bearbeitungszeit – dank der Automatisierung dauert jede Einreichung laut Tyler DeWitt, einem Senior Consultant der Kanzlei, nur 15 bis 30 Minuten. Die Umstellung sparte fast sofort Hunderte von Stunden ein, was Armanino dazu veranlasste, die Avalara-Lösung im gesamten Unternehmen einzuführen. „Unsere Automatisierung lief etwa 20 Stunden am Tag, aber wir haben nicht 20 Stunden gearbeitet“, sagt Tyler. „Während wir also frei haben, können wir diese 1099-Formulare dennoch weiter bearbeiten.“

Tyler betont, dass die Flexibilität von Avalara 1099 & W-9 der größte Vorteil der Lösung ist, da sie die Dateneingabe und -ausgabe schneller und genauer mache, selbst für Geschäftskunden, die veraltete Buchhaltungssysteme verwenden. Wenn das System des Kunden Daten in eine Excel- oder CSV-Datei ausgeben kann, lässt sich diese Datei problemlos in Avalara importieren. (Die Lösung kann Daten direkt aus den meisten neueren ERP-, Buchhaltungs- und Online-Verkaufssystemen importieren.)

Max fügt hinzu, dass er oft von Unternehmen hört, die andere Lösungen ohne die Funktionen von Avalara genutzt haben – und dass die Kunden dankbar für die neu gewonnene Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit sind. „Sie kommen zu uns, weil sie von dieser Last überfordert sind, und wir können ihnen diese abnehmen“, sagt er. „Man sieht ihnen die Erleichterung an.“

Der Kundenservice von Avalara ist laut Tyler ein weiterer wichtiger Vorteil: „Wenn wir ein Problem haben, da etwas nicht wie vorgesehen funktioniert, oder ich eine Erklärung zu einer Mitteilung benötige, schreibe ich eine Nachricht oder E-Mail – und erhalte spätestens innerhalb einer Stunde eine Antwort.“

Heute benötigt Armanino dank der Automatisierung nur ein Kernteam von sechs Mitarbeitern, um Zehntausende von 1099er-Formularen für Kunden zu bearbeiten – allein im Jahr 2025 waren es über 76.000 Formulare für mehr als 4.000 Kunden. Tyler sagt, dass mehr als die Hälfte der 1099-Vorlagen, die 2025 von den Kunden der Kanzlei gesendet wurden, automatisch validiert und eingereicht werden konnten, ohne dass das 1099-Team sie überhaupt anfassen musste.

Diese Effizienz und Flexibilität werden in den kommenden Jahren – sowohl für Armanino als auch für seine Kunden – noch wichtiger werden, da sich die Anforderungen der US-Steuerbehörde (IRS) ständig ändern. In den letzten Jahren hat die Behörde den Schwellenwert für die Meldung von Zahlungsbeträgen gesenkt, die Anzahl der Formulare reduziert, die die Verpflichtung zur elektronischen Einreichung auslösen, und weitere Änderungen vorgenommen.

Eine Änderung, die massive Auswirkungen auf online tätige Verkäufer und Wiederverkäufer hat, ist die Verpflichtung zur Einreichung von 1099-K-Formularen, die üblicherweise mit Online-Marktplätzen, Zahlungs-Apps und Abrechnungsorganisationen verbunden sind. Der Schwellenwert lag früher bei 20.000 US-Dollar, wurde aber auf 5.000 US-Dollar gesenkt und wird voraussichtlich noch weiter sinken: Im Jahr 2026 wird er 2.500 US-Dollar betragen, und einige sind der Meinung, dass er 2027 auf 600 US-Dollar sinken könnte.

Für Unternehmen (und Kanzleien) ist es von entscheidender Bedeutung, das ganze Jahr über den Überblick zu behalten, nicht erst, wenn im Januar die Einreichungsfrist ansteht. Deshalb bietet Avalara 1099 & W-9 Verwaltungsfunktionen, sodass die Einhaltung der Steuervorschriften das ganze Jahr gewährleistet ist.

„Der Schlüssel dazu, den Januar so reibungslos wie möglich zu gestalten, liegt darin, die Arbeit vor Januar zu erledigen, um sicherzustellen, dass alles in trockenen Tüchern ist, bevor man an diesen Punkt gelangt“, sagt Max. „Wir sagen den Kunden immer: Wenn Sie bis Dezember warten, kann alles gut gehen, aber es ist nicht garantiert.“

Es ist auch entscheidend, den richtigen Partner an seiner Seite zu haben. Armanino und Avalara ermöglichen es Geschäftsinhabern und Führungskräften, sich auf ihr Geschäft zu konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Aufgaben wie der Einhaltung von Steuervorschriften zu verbringen. „Wir werden Ihnen nicht vorschreiben, wie Sie Ihr Unternehmen führen sollen“, sagt Tyler, „aber wir werden Ihnen sagen, was Sie tun müssen, um die Vorschriften stets einzuhalten – und diese Aufgabe nehmen wir Ihnen ab.“