Aseptico optimiert die Umsatzsteuer

Aseptico wurde 1975 gegründet und fertigt und vertreibt hochwertige zahnmedizinische Produkte wie Implantat-, Endodontie- und tragbare Dentalsysteme an Kunden in 40 Bundesstaaten und über 125 Ländern.

Aseptico war in fünf Bundesstaaten registriert, erhob Umsatzsteuer und führte sie ab. Das Unternehmen vermutete jedoch, dass es aufgrund seiner breiten Vertriebspräsenz und seiner wachsenden Vertriebskanäle zusätzliche Verpflichtungen hatte. Aseptico führte eine Nexus-Studie durch, die bestätigte, dass das Unternehmen in einigen Bundesstaaten, in denen es einen Nexus hatte, keine Steuern erhob und abführte.

„Unser Eigentümer wollte alle Steuervorschriften einhalten, aber das Volumen und die Komplexität waren für unsere Größe mehr, als wir bewältigen konnten“, sagt CFO Paul Jackson. „Die Automatisierung war kostengünstiger, da wir nicht über die Ressourcen verfügten, um alles selbst zu bewältigen.“ 

Vor der Implementierung von Avalara 1099 & W-9 nutzte Armanino in seinen über 20 Niederlassungen unterschiedliche Systeme und Verfahren. „Wir dachten: ‚Das können wir besser machen‘“, sagt Max Langfield, Mitglied des BOS-Teams bei Armanino, der auf 1099-Formulare spezialisiert ist. „[Die Standardisierung des Prozesses] kann unser Kundenserviceteam entlasten, sodass es einen umfassenderen Service bieten kann, während wir im Hintergrund diese relativ routinemäßigen Verwaltungsaufgaben erledigen.“

Dies führte zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und Effizienz und halbierte die Bearbeitungszeit – dank der Automatisierung dauert jede Einreichung laut Tyler DeWitt, einem Senior Consultant der Kanzlei, nur 15 bis 30 Minuten. Die Umstellung sparte fast sofort Hunderte von Stunden ein, was Armanino dazu veranlasste, die Avalara-Lösung im gesamten Unternehmen einzuführen. „Unsere Automatisierung lief etwa 20 Stunden am Tag, aber wir arbeiteten nicht 20 Stunden“, sagt Tyler. „Während wir also frei haben, können wir diese 1099-Formulare dennoch weiter bearbeiten.“

Nach Abschluss ihrer Nexus-Studie entschied sich Aseptico dafür, Avalara Voluntary Compliance & VDA Services in den Bundesstaaten zu beauftragen, in denen eine Steuerpflicht aus der Vergangenheit bestand. Der Prozess der freiwilligen Offenlegungsvereinbarung ermöglichte es Aseptico, frühere Steuerverbindlichkeiten zu regeln.

Während der Arbeit an der Nexus-Studie und der freiwilligen Offenlegungsvereinbarungen entdeckte Paul das „Streamlined Sales Tax“(SST)-Programm und die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem SST-zertifizierten Dienstleister (CSP) wie Avalara.

„Einige Bundesstaaten, die wir hinzufügen mussten, waren SST-Mitgliedstaaten“, erklärt Paul, „daher war es sinnvoll, daran teilzunehmen, da wir in diesen Staaten den Freiwilligenstatus hatten.“

Nach Abschluss des Prozesses der freiwilligen Offenlegung bereitete sich Paul darauf vor, sich in den anderen Nicht-SST-Bundesstaaten und den SST-Mitgliedstaaten zu registrieren. Dann entschied der Oberste Gerichtshof im Fall „South Dakota gegen Wayfair, Inc.“ zugunsten des Bundesstaates, was Pauls Entscheidung, sich in allen SST-Staaten zu registrieren, weiter unterstützte.

„Als das Wayfair-Urteil erging, mussten wir nur noch den Abzug betätigen“, sagt Paul. „Ich habe meinem Avalara-Kundenbetreuer eine E-Mail geschickt, und das SST-Team hat sich gemeldet. Sie stellten ein paar Fragen, registrierten mich, richteten die Einreichungskalender ein und begannen mit der Erstellung der Steuererklärungen. Weil wir so gut vorbereitet waren, dauerte das Ganze weniger als einen Monat.“