Bartlett Bearing Company reduziert Störungen bei der Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften

Im Jahr 1951 begann Thomas Bartlett, Lager aus dem Kofferraum seines Autos zu verkaufen und nutzte seine Garage dabei als Lager. Schließlich übernahm seine Tochter Gayle das Geschäft und baute es auf sechs Standorte in den USA aus Heute vertreibt die Bartlett Bearing Company Lager und andere Komponenten zur Kraftübertragung an Kfz-Werkstätten im ganzen Land.

Trotz des beeindruckenden Wachstums ist Bartlett Bearing bis heute ein Familienunternehmen geblieben. „Einer unserer Generaldirektoren ist seit über 40 Jahren hier“, sagt Sarah Musser, die Betriebsleiterin des Unternehmens und Gayles Tochter. „Das Unternehmenswachstum und die sich schnell verändernde Steuerlandschaft erforderten einen moderneren Steueransatz“, erklärt Sarah.

Das Dokumentenmanagement war eine große Herausforderung für Sarah und ihr Team. „Die überwiegende Mehrheit unserer Kunden ist steuerbefreit“, sagt Sarah. „Die Aufbewahrung von Bescheinigungen sowie deren Aktualisierung und Organisation waren ein enormer Arbeitsaufwand. Auch die Komplexität der Umsatzsteuer im Allgemeinen … Ich denke, es ist für niemanden möglich, mit ständig wechselnden Sätzen Schritt zu halten.

Der Geschäftssystempartner von Bartlett Bearing, The Mesa Group, präsentierte einige Optionen zur Beseitigung ihrer umsatzsteuerlichen Probleme. Eines der Hauptkriterien war die Integrationsfähigkeit mit Iptor DC1, dem ERP-System von Bartlett Bearing, wodurch die Auswahl weiter eingeschränkt wurde.

Mit sechs Standorten waren dem Unternehmen auch die Geschäftskontinuität und die Wiederherstellung im Katastrophenfall ein Anliegen. „Sollte unser Standort in Philly in Flammen aufgehen“, sorgt sich Sarah, „könnten wir dann den Betrieb innerhalb von 24 oder 48 Stunden wieder aufnehmen?“

Letztendlich wollte Bartlett Bearing eine Lösung, die nicht an einen einzigen physischen Standort gebunden war, und die cloudbasierte Suite für Steuer-Compliance von Avalara erwies sich als naheliegende Wahl.

Dank der vorgefertigten Integration zwischen Avalara und Iptor, die von The Mesa Group entwickelt wurde, war die Implementierung ziemlich einfach, aber nicht ganz ohne Herausforderungen, erinnert sich Sarah. Die meisten Herausforderungen bestanden darin, die Unternehmensdaten in Ordnung zu bringen. Freistellungszertifikate mussten beispielsweise aktualisiert werden, und einige der Kundenadressdaten von Bartlett erforderten eine Validierung durch Avalara AvaTax.

Die gesamte Implementierungsarbeit wurde mit der fachkundigen Unterstützung von Avalara und The Mesa Group erledigt. Bartlett Bearing nahm den Betrieb mit Avalara AvaTax, Avalara Returns und Avalara CertCapture auf, die alle in Iptor integriert sind.