BIC – Kundeneinblicke

Unternehmensübersicht

BIC ist ein multinationales Fertigungsunternehmen, das vor allem für die Herstellung von Einweg-Konsumgütern wie Kugelschreibern, Rasierern und Feuerzeugen bekannt ist. Das Unternehmen wurde 1945 in Frankreich gegründet und erzielt heute einen Jahresumsatz von 1,6 Milliarden Euro. Der Hauptsitz von BIC befindet sich mittlerweile in Shelton, Connecticut, und die Produktion ist global ausgerichtet, mit 25 Fabriken weltweit.

In den USA verfügt BIC über ein beträchtliches E-Commerce-Geschäft im B2B-Bereich, das maßgeschneiderte Feuerzeuge an große Marken, Konferenzveranstalter und das Gastgewerbe liefert. Durch die Übernahme eines weiteren Feuerzeugherstellers im Jahr 2020 konnte BIC sein Angebot erheblich ausweiten, und der Umsatz ist entsprechend gestiegen.

Manuelle Berechnung wird mühsam, riskant und nicht skalierbar

Bis zum Jahr 2020 berechnete das Finanzteam von BIC die Umsatzsteuer für jede Bestellung noch manuell und führte Listen mit Steuersätzen nach Bundesstaat, Bezirk und Stadt. Doch bei über 12.000 Steuerbehörden in den USA und häufig wechselnden Steuersätzen erwies sich der Versuch, mit den unzähligen Sätzen und Regeln Schritt zu halten, als unmögliche Aufgabe. Selbst die Verwendung von Postleitzahlen zur Berechnung der Umsatzsteuer kann zu Fehlern führen – BIC hat festgestellt, dass der Steuersatz auf der einen Straßenseite anders sein kann als auf der anderen.

Zusätzlich zu diesem Verwaltungsaufwand wünschten sich die Firmenkunden von BIC transparente Kosten. Dies bedeutete, dass Rechnungen mit vollständig aufgeschlüsselten Umsatzsteuerdetails vorgelegt werden mussten. Rund 70 % der Geschäftskunden waren von der Umsatzsteuer befreit, was die Transaktionen zusätzlich verkomplizierte. Zahlreiche Bestellungen mussten manuell an die individuelle Situation eines Verkäufers angepasst werden.

„AvaTax ist der Rolls Royce der Steuerberechnung, daher war es die naheliegende Wahl.“

– Davide Moncalvo
Leitender Geschäftsanalyst, BIC

Ergebnisse

An diesem Punkt entschied BIC, dass es an der Zeit war, die Einhaltung der Umsatzsteuer zu automatisieren, um das nordamerikanische Geschäft effizienter ausbauen zu können. Das Team, das für die Suche nach einem Technologiepartner zuständig war, wusste, dass AvaTax von Avalara das Problem mit der Umsatzsteuerberechnung von BIC lösen konnte. Folglich fiel die Entscheidung für die cloudbasierte Software leicht. „AvaTax ist der Rolls-Royce der Steuerberechnung, daher war es die naheliegende Wahl“, sagt Davide Moncalvo, leitender Geschäftsanalyst.

AvaTax berechnet Zölle und Steuern in Echtzeit am Point of Sale und zieht sie an der Kasse ein. Dies reduziert das Risiko von hohen Strafen, Zollverzögerungen und unerwarteten Kosten für die Kunden. Zudem ermöglicht es Verkäufern, Freistellungszertifikate zur Einhaltung der Vorschriften zu verwalten – die Möglichkeit, Befreiungen zu dokumentieren und belegen, ist im Falle einer Prüfung von entscheidender Bedeutung.

AvaTax und Magento bilden eine leistungsstarke B2B-Plattform

Dank vorgefertigter Einbindungen zum ERP-System von BIC und Magento 2 war die Implementierung von AvaTax unkompliziert. Davide hat es selbst erledigt. „Avalara bietet eine hervorragende Dokumentation, sodass die Inbetriebnahme des Systems recht einfach war – es wurde einfach angeschlossen.“ AvaTax ist intuitiv und einfach zu bedienen. Ich musste viele benutzerdefinierte Regeln einrichten, und einige waren ziemlich komplex, aber das Support-Team von Avalara stand mir zur Seite, um mich zu unterstützen.“

„Avalara bietet eine hervorragende Dokumentation, sodass die Inbetriebnahme des Systems recht einfach war – es wurde einfach angeschlossen.“ AvaTax ist intuitiv und einfach zu bedienen."

– Davide Moncalvo
Leitender Geschäftsanalyst, BIC

Er fügt hinzu: „Als ich das System einrichtete, führte ich viele Tests durch, um zu überprüfen, ob die korrekten Steuersätze berechnet wurden. Ich wollte sicherstellen, dass wir volles Vertrauen in die Software haben können. Ich habe Dutzende von Standorten getestet und mich dabei auf solche mit besonders komplizierten Umsatzsteuervorschriften konzentriert. AvaTax hat den Test jedes Mal bestanden.“

Das integrierte System hat eine leistungsstarke E-Commerce-Plattform für BIC geschaffen. AvaTax und Magento arbeiten zusammen, um sowohl Geschäfts- als auch Privatkunden ein reibungsloses Erlebnis zu bieten. Geschäftskunden von BIC können die Nummern der Freistellungszertifikate in ihren Kontodatensätzen hinterlegen. Avalara speichert diese dann in Magento und macht sie an der Kasse für die Umsatzsteuerbefreiung leicht zugänglich. Für wiederkehrende Kunden wird die Bestellung so zum Kinderspiel.

Davide sagt: „Das Volumen der B2B-Verkäufe mag geringer sein als das der B2C-Verkäufe, aber die Aufträge haben einen viel höheren Wert. Daher ist es entscheidend, dass wir unseren Geschäftskunden den Einkauf bei BIC möglichst einfach machen.“

„Als ich das System einrichtete, führte ich viele Tests durch, um zu überprüfen, ob die korrekten Steuersätze berechnet wurden. „Ich habe Dutzende von Standorten getestet und mich dabei auf solche mit besonders komplizierten Umsatzsteuervorschriften konzentriert. AvaTax hat den Test jedes Mal bestanden.“

Wenngleich AvaTax automatisch bis zu 1.000 Zertifikate verwalten kann, erwartet Davide, dass BIC bald Avalara Exemption Certificate Management in seinen Tech-Stack aufnehmen muss. Dies würde die wachsende Zahl steuerbefreiter Verkäufe abdecken und zusätzliche Möglichkeiten zur Einhaltung der Vorschriften wie die Verwaltung der Zertifikatserneuerung und die Durchführung zusätzlicher Validierungen bieten.

Heute ist BIC in allen 50 US-Bundesstaaten und 9 kanadischen Provinzen für die Umsatzsteuer registriert. Das Unternehmen nutzt AvaTax für B2B- und B2C-Verkäufe in den USA sowie für B2B-Verkäufe in Kanada.

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