BRANY International profitiert von der Automatisierung der Umsatzsteuer

Die Biomedical Research Alliance of New York (BRANY) bietet Dienstleistungen an, die wissenschaftlichen Sponsoren und Forschern dabei helfen, klinische Studien sowie Prüfungen durch Gremien oder Ausschüsse effizient durchzuführen. Bei ihrer Gründung arbeitete die BRANY hauptsächlich mit Krankenhäusern und akademischen medizinischen Zentren im Großraum New York City zusammen, ist aber heute Partner von Teams und Organisationen in den gesamten USA.

Einige wichtige Übernahmen führten dazu, dass die Organisation in den Bereich der klinischen und sozialverhaltenswissenschaftlichen Forschung sowie in die Vor-Ort- und Fernberatung für forschungsbezogene Compliance-Programme expandierte. Mit neuen Dienstleistungen kamen neue geografische Märkte und neue Komplexität hinzu, insbesondere im Bereich der Besteuerung.

„Diese beiden Übernahmen machten uns national“, sagt Executive Vice President und CFO Joanne Nicholson. „Plötzlich verkauften wir Online-Kurse im ganzen Land und hatten Berater in mehreren Bundesstaaten.“

Innerhalb kürzester Zeit war BRANY nicht mehr nur in einem, sondern in 28 Bundesstaaten für die Umsatzsteuer registriert. Da verschiedene Einzelstaaten Dienstleistungen unterschiedlich besteuern, wusste Joanne, dass BRANY eine Lösung benötigte, um die Berechnung der Umsatzsteuer zu optimieren und Risiken zu mindern. Die Programmierung des BRANY-eigenen E-Commerce-Systems zur Durchführung der Berechnungen wäre schwierig gewesen und hätte nicht die benötigte Genauigkeit gewährleistet.

„Wir haben mit mehreren Personen gesprochen, darunter auch mit unseren Wirtschaftsprüfern, und der erste Name, den alle nannten, war Avalara“, erinnert sich Joanne. „Einer meiner Kollegen hatte Avalara in einem früheren Unternehmen genutzt, daher haben wir dieser Empfehlung wirklich vertraut. Nachdem wir uns die Preise angesehen und einige Berechnungen angestellt hatten, wussten wir, dass Avalara die richtige Wahl war.“

BRANY benötigte Avalara AvaTax zur Integration in sein E-Commerce-System sowie in QuickBooks Desktop, das das Unternehmen für die Rechnungsstellung von Online-Bildungsdienstleistungen verwendet. „Die QuickBooks-Integration war äußerst einfach“, sagt Joanne. „Wir haben die Integration in zwei Meetings geschafft, und der einzige Grund, warum wir zwei brauchten, war, dass wir die Firewalls eines Drittanbieters überwinden mussten, der alle unsere IT-Funktionen hostet.“

Die Integration in das E-Commerce-System von BRANY dauerte etwas länger. Laut Joanne „mussten wir alle unsere Dienstleistungen überprüfen und sie sorgfältig den Steuerpflichtanforderungen der einzelnen Bundesstaaten zuordnen. West Virginia zum Beispiel betrachtet Online-Bildung als steuerpflichtig, es sei denn, sie hat eine CE-Zertifizierung (Continuing Education). Wir haben Kurse mit und ohne CE-Akkreditierung. Sicherzustellen, dass Anpassungen dieser Art richtig vorgenommen wurden, war eine wichtige Vorarbeit, die wir leisten mussten. Das Avalara-Team war dabei sehr hilfreich und hat uns stets gut beraten. Danach war die technische Integration sehr einfach.“