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Kundenbericht

CivilGEO: Sorgenfreie Steuerautomatisierung mit Avalara

Ergebnisse

Gefördertes Wachstum

Verbesserte Prozesse

Integrierte Systeme

Höhere Compliance

Unternehmensübersicht

CivilGEO wurde 2010 gegründet und entwickelt fortschrittliche Software für Ingenieurwesen und Umweltmodellierung für Bauingenieure weltweit. Ingenieurbüros, öffentliche Versorgungsunternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen setzen auf die CivilGEO-Software, um ihre technischen Arbeitsabläufe zu automatisieren und ihre Produktivität zu verdoppeln.

Steuerliche Herausforderungen

CivilGEO setzt auf seine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RSM, um die Umsatzsteuer in seinem Heimatstaat Wisconsin zu verwalten. Als sich das Wachstum von CivilGEO in den letzten Jahren beschleunigte, wurden die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in anderen Bundesstaaten zu einem Problem.

 

„Wir hatten die Schwellewerte in einigen Bundesstaaten bereits überschritten“, sagt Chris Maeder, der technische Direktor des Unternehmens, „also habe ich RSM kontaktiert und gefragt: ‚Ab wann müssen wir uns Gedanken über die Umsatzsteuer in anderen Bundesstaaten machen?‘“ Und sie sagten: „Nun, Sie sollten sich sofort darüber Gedanken machen.“

Warum Avalara?

RSM war sich der Folgen des Urteils des Obersten Gerichtshofs der USA im Fall „South Dakota gegen Wayfair, Inc.“ auf Kunden wie CivilGEO sehr wohl bewusst Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bot an, die Software von Avalara zu implementieren, um die Einhaltung der umsatzsteuerlichen Vorschriften zu automatisieren.

 

„Wir haben uns verschiedene Lösungen angesehen“, erinnert sich Chris, „aber Avalara erwies sich schnell als die naehliegende Wahl.“ Die Lösung ist leicht zu erlernen und zu bedienen, lässt sich nahtlos in QuickBooks integrieren, und RSM bot an, sie für uns zu installieren.“

 

Die Integration mit QuickBooks war ein entscheidender Faktor für Chris’ Entscheidung. Sie ermöglicht es CivilGEO, Steuersätze zu berechnen, Steuererklärungen zu erstellen, Freistellungszertifikate zu verwalten und vieles mehr – und das direkt über die Buchhaltungssoftware, die das Unternehmen bereits verwendet. Die Avalara University, ein webbasiertes Schulungsprogramm, half CivilGEO, sich schnell einzuarbeiten. „Es hat nicht länger als ein oder zwei Wochen gedauert, bis wir mit der Verwendung vertraut waren“, sagt Chris. „Avalara läuft so gut wie von selbst.“

„Es hat nicht länger als ein oder zwei Wochen gedauert, bis wir mit der Verwendung vertraut waren. Avalara läuft so gut wie von selbst.“

  • – Chris Maeder
  • Technischer Direktor, CivilGEO

 

Ergebnisse

CivilGEO automatisiert jetzt die Berechnung der Umsatzsteuer, die Einreichung von Erklärungen und die Verwaltung von Freistellungszertifikaten mit Avalara AvaTax, Avalara Returns bzw. Avalara Exemption Certificate Management. 

 

„Mit Avalara und der Integration in QuickBooks sparen wir etwa dreieinhalb Stunden pro Bundesstaat und Monat“, sagt Chris, „und wir reichen derzeit Steuererklärungen in vier Bundesstaaten ein.“ Früher dauerte die Erstellung einer monatlichen Steuererklärung etwa vier Stunden pro Bundesstaat. Aber jetzt dauert es nur noch etwa 30 Minuten, einen Bericht zu erstellen und die Berechnungen von Avalara zu validieren.“

 

Durch die Einsparung von vierzehn Stunden pro Monat kann sich das Buchhaltungsteam von CivilGEO auf Aufgaben konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Der größte Vorteil der Umsatzsteuerautomatisierung ist laut Chris jedoch die Gewissheit, dass alles in Ordnung ist – insbesondere da das Unternehmen weiter wächst und in neuen Bundesstaaten einen steuerlichen Nexus etabliert.

 

„Wir sind zuversichtlicher, was die Einhaltung der Steuervorschriften angeht“, erklärt Chris, „und wir verwenden kaum Zeit und Energie darauf, uns darüber Gedanken zu machen.“ Das ist meiner Meinung nach sehr wichtig. Ein großer Vorteil.“

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