Delta Defense lässt sich nahtlos mit Avalara und Zuora skalieren

Delta Defense ist der Dienstleister der U.S. Concealed Carry Association (USCCA) und bietet Schulungen, Trainings sowie eine Haftpflichtversicherung für Fälle von Notwehr für verantwortungsbewusste Waffenbesitzer an. „Wir schützen das Leben, die Freiheit und die Finanzen unserer Mitglieder“, erklärt Jon Mayhak, Leiter der Abteilung IT/Unternehmensanwendungen.

Für USCCA-Mitglieder geht es um die Vorbereitung: fundierte Entscheidungen zu treffen, richtig zu trainieren und nach einem Fall von Notwehr auf solide rechtliche und finanzielle Unterstützung zu erhalten. Wie Tim Abler, Finanzdirektor, erklärt: „Wir sind da, um unseren Mitgliedern dabei zu helfen, sich nach einem Fall von Notwehr rechtlich zurechtzufinden.“

Delta Defense erlebte ein rasantes Wachstum, das sowohl ein Triumph als auch eine Herausforderung war. Im Jahr 2013 hatte die Organisation 20 Mitarbeiter und weniger als 50.000 Mitglieder. Heute hat sie 850.000 Mitglieder. Eine solch rasche Expansion stellte die Infrastruktur des Unternehmens auf die Probe. „Wir nutzten ein selbst entwickeltes System“, erklärt Jon. „Es brach in sich zusammen. Damals war die Verwaltung von 50.000 Mitgliedschaften schon eine Herausforderung.“

Mit dem Wachstum des Unternehmens erweiterte sich auch dessen Geschäftsfeld vom Verkauf von Zeitschriftenabonnements hin zu umfassenden Mitgliedschaften, die Versicherungen und digitale Inhalte umfassten. Dies machte die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht zunehmend risikobehaftet. „Wenn Sie sagen würden, wir hätten die Vorschriften eingehalten, wäre das etwas übertrieben“, gesteht Tim, der 2019 in das Unternehmen eintrat und schon früh einen Weckruf erhielt. „Einen Monat nach Arbeitsbeginn wurde ich mit einer Umsatzsteuerprüfung aus Texas konfrontiert. Wir mussten Unterlagen aus der Zeit vor Avalara durchforsten, und das System war ein Albtraum“, erinnert er sich. Glücklicherweise wurde Avalara im Jahr 2013 implementiert und lieferte zuverlässige Berichte, die dazu beitrugen, die Prüfung effizient abzuschließen.

Die Komplexität des Produkts von Delta Defense – eine Mischung aus nicht steuerpflichtigen Mitgliedschaftsdiensten, steuerpflichtigen Printmagazinen und unterschiedlich besteuerten digitalen Inhalten – machte die Herausforderung nur noch größer. „Wir konnten kein Team aufbauen, um nachzuverfolgen, ob digitale Inhalte in jedem Bezirk in Ohio oder in Städten in Kalifornien steuerpflichtig sind“, erklärt Tim. „Wir haben uns auf die Automatisierung und Expertise von Avalara verlassen, um dieses Problem zu bewältigen.“

Als das von Delta Defense selbst entwickelte System den Anforderungen nicht mehr gewachsen war, prüfte das Unternehmen Möglichkeiten für skalierbare Technologien. Zunächst versuchte das Unternehmen, eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln, doch diese erwies sich als nicht erfolgreich. „Wir haben ein Jahr lang mit einem anderen Unternehmen zusammengearbeitet, aber das Projekt scheiterte letztendlich“, sagt Jon. Dieser Misserfolg veranlasste das Unternehmen, sich über bewährte Softwarelösungen zu informieren. Schließlich fiel die Entscheidung für Avalara zur Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften sowie für Zuora für die Abonnementverwaltung und die Rechnungsstellung.

Die Integration von Zuora und Avalara erwies sich als bahnbrechend. Gemeinsam ermöglichten die Systeme Effizienzgewinne, die keines allein hätte erzielen können. „Die Datensynchronisierung von Zuora mit Avalara war entscheidend“, fügt Jon hinzu. „Sie gewährleistete nahtlose Steuerberechnungen und -berichte, während wir skalierten, und half, Engpässe und manuelle Fehler zu eliminieren.“

Neben Salesforce und NetSuite bildeten Zuora und Avalara das Rückgrat der betrieblichen Infrastruktur von Delta Defense. Jon merkt zudem an: „Wir sind von 50.000 auf 850.000 Mitglieder angewachsen, ohne dass das System kollabiert ist.“ Die Tools unterstützen auch das wachsende Business-to-Business-Segment, wie z. B. Gruppenmitgliedschaften für Organisationen wie Sicherheitsteams von Kirchengemeinden. „Die Fähigkeit von Avalara, Ausnahmen und hohe Transaktionsvolumen zu verarbeiten, war ein Wendepunkt“, sagt Tim.

Die Philosophie von Delta Defense ist klar: Konzentration auf die Kernkompetenzen und und Rückgriff auf bewährte Partner bei speziellen Anforderungen. „Wenn Sie es kaufen können, kaufen Sie es“, betont Jon. „Wir suchen Unternehmen wie Avalara und Zuora, die eine Sache wirklich gut machen und darin zudem immer besser werden. So können wir uns auf das konzentrieren, was uns einzigartig macht.“