Die schnelle Expansion von Dylan’s in neue Produktlinien und Vertriebskanäle erhöhte die Komplexität seiner Steuerbuchhaltung exponentiell. Die Besteuerung von Produkten variiert je nach Standort, und das Team muss wissen, wo seine Süßigkeiten als Lebensmittel eingestuft werden und ob ein Kleidungsstück als Luxusgut gilt. Die Omnichannel-Strategie des Unternehmens brachte zusätzliche Komplikationen und Fehlerquellen mit sich.
Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Herausforderung, Schritt zu halten. Und um die Sache noch komplizierter zu machen, kommunizierten ihre Systeme nicht miteinander – Hauptbuch-, Bestands- und Kassensysteme waren komplett voneinander getrennt.
Das Buchhaltungsteam hatte Steuern berechnet, in jedem Bundesstaat Steuererklärungen eingereicht und Freistellungszertifikate für Hunderte von Kunden im Wesentlichen manuell verwaltet. Die Steuerprüfer betrachteten die Buchführung von Dylan’s als einen derart fruchtbaren Boden für Steuernachforderungen, Strafen und Zinsen, dass sie Jahr für Jahr wiederkamen – allein der Staat New York prüfte das Unternehmen von 2006 bis 2012 jährlich.
„Es war wirklich zermürbend“, sagt Lois Browne, die Finanzvorständin des Unternehmens. „Jedes Mal, wenn ein Prüfer kam, waren zwei Leute mindestens drei Wochen lang komplett dafür abgestellt. Unser Risiko war so hoch, dass wir es uns nicht leisten konnten, diesem Thema keine Priorität einzuräumen.“
