Umfassende Automatisierung mit Elettric80 und Avalara

Elettric80 mit Sitz in Viano, Italien, entwickelt und baut robotergestützte Lagermaschinen, lasergesteuerte Gabelstapler, Hochleistungslagersysteme sowie die dazugehörige Software. Als das Unternehmen eine US-Tochtergesellschaft in Skokie, Illinois, eröffnete, verzeichnete es innerhalb kurzer Zeit ein enormes Wachstum.

Das kleine Verwaltungsteam in Skokie war überlastet mit der Verwaltung von Freistellungszertifikaten, Steuererklärungen, der sich ständig ändernden Datenbank mit Umsatzsteuersätzen sowie den Änderungen infolge von kundenseitigen Fusionen und Übernahmen völlig überlastet.

„Es wurde für uns schwierig, mit den Änderungen bei der Umsatzsteuer Schritt zu halten“, sagt Julie Meredith, Leiterin der Buchhaltung und Verwaltung bei Elettric80. „Es war ein ziemlich manueller Prozess, und wir hofften, unserem Verwaltungsteam einen Teil dieser zusätzlichen Arbeit abnehmen zu können – die Ermittlung der Steuersätze für neue Kunden, die Verwaltung der Datenbank mit Steuersätzen, die Verwaltung von Freistellungszertifikaten sowie die ständige Aktualisierung hinsichtlich der Steuervorschriften in den USA und in Kanada.“ Einige Male erfuhren wir von einer Änderung der Steuersätze erst von einem Kunden oder weil unsere Zahlen bei der Einreichung einer Steuererklärung nicht stimmten. Je größer das Unternehmen wird, desto teurer werden solche Fehler.“

„Unsere Hauptanforderung war, dass die Lösung cloudbasiert sein sollte“, sagt Luciano Spotti, IT-Leiter des Unternehmens. „Ich wollte nichts, was wir vor Ort installieren mussten, da wir den internen Aufwand für die Wartung von IT-Lösungen reduzieren wollten.“

„Wir verkaufen nicht eine Million verschiedener Artikel, daher wollten wir keine übermäßig komplexe Lösung“, fügt Julie hinzu. „Wir brauchten wirklich nur etwas, um den Prozess zu automatisieren, ihn objektiver zu gestalten und einfach bedienen zu können.“

Aufgrund dieser Anforderungen und der Notwendigkeit, die Lösung in SAP zu integrieren, entschied sich das Team für Avalara, das DuCharme, McMillen & Associates (DMA) hinzuzog – einen Partner mit Fachkenntnissen in der SAP-Integration.

Nachdem sich das Team für Avalara entschieden hatte, verlief die Implementierung zügig. „Ich glaube, wir hatten zwei Meetings“, erinnert sich Luciano. „Eines, um den Avalara-Vertrag Anfang November zu unterzeichnen, und ein zweites, um eine Woche später mit DMA über die Konfiguration und den Projektzeitplan zu sprechen. Wir brauchten nur wenige Tage, um SAP für die Integration einzurichten, da im Grunde nur Julie und ich die Entscheidungen trafen. Es war ein sehr kurzer Prozess.“

Nachdem Elettric80 die Systeme einige Wochen lang intern getestet hatte, ging das Unternehmen mit Avalara AvaTax, Avalara Returns und Avalara CertCapture live.