IDville senkt Kosten und steigert die Effizienz mit Avalara und SalesPad by Cavallo®

IDville ist ein führender Anbieter von Identifikationslösungen und hat sich auf Kartenzugangskontrolle, Mitarbeiterausweise, ID-Drucksysteme und Zubehör spezialisiert. Das Unternehmen mit Sitz in Kentwood, Michigan, verfolgt einen vielschichtigen Marketingansatz, der Direktvertrieb, Online-Marktplätze wie Amazon und Staples sowie ein landesweites Katalogprogramm umfasst, bei dem jährlich 3 Millionen Kataloge an Unternehmen versandt werden. Mit einem kleinen, aber hocheffizienten Team von 17 Mitarbeitern bewältigt das Unternehmen täglich mehrere Aufträge und bedient Branchen wie das Bildungswesen, das Gesundheitswesen und die Unternehmenssicherheit.

Als IDville seine landesweite Präsenz ausbaute, wurde die Einhaltung der Steuervorschriften immer komplexer. Mit einem Nexus in 35 Bundesstaaten war die manuelle Verwaltung von Verpflichtungen in mehreren Bundesstaaten zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Registrierungs- und Lizenzierungsanforderungen variierten in jedem Bundesstaat, was ihre Nachverfolgung erschwerte und das Risiko der Nichteinhaltung erhöhte. Die manuelle Einreichung von Steuererklärungen führte zu Verzögerungen und Fehlern und folglich zu Geldstrafen.

Eine weitere große Herausforderung war die Verwaltung steuerbefreiter Verkäufe an Schulsysteme, wobei fehlende Bescheinigungen die Rechnungsbearbeitung verzögerten und den Verwaltungsaufwand erhöhten.

Der Multichannel-Vertriebsansatz von IDville, der E-Commerce, Marketplaces und Kataloge umfasst, erhöhte die Komplexität der Steuerverwaltung und erforderte eine skalierbare, nahtlose und automatisierte Lösung zur Verwaltung der Steuerpflichten in jedem Schritt des Prozesses.

Vor Avalara setzte IDville auf einen Dienstleister für die Einhaltung der Steuervorschriften, stand jedoch aufgrund uneinheitlicher Kundenbetreuung vor Herausforderungen. Fehler bei der Einreichung führten zu Strafen, und die Verwaltung von Freistellungszertifikaten wurde schwierig. Das Unternehmen benötigte ein System, das sich in Microsoft Dynamics GP und SalesPad integrieren ließ, um die Verwaltung der Umsatzsteuer zu optimieren.

Die Integration von Avalara mit SalesPad half IDville, die Auftragsverwaltung zu verbessern und die Vorschriften mit minimalem manuellem Eingriff zu erfüllen. Durch beide Maßnahmen automatisierte IDville die Steuerberechnungen, optimierte die Befreiungsverwaltung und integrierte die Einhaltung der Vorschriften in seinen Arbeitsablauf. Dies reduzierte manuelle Eingaben und sorgte für genauere Einreichungen in allen Bundesstaaten, in denen das Unternehmen Umsatzsteuer erhebt und abführt.