LAZ Parking reduziert Compliance-Risiko mit Avalara

LAZ Parking, 1981 in Hartford, Connecticut, gegründet, ist eines der größten und am schnellsten wachsenden Parkplatzunternehmen in den USA.

Das Unternehmen betreibt über 1,2 Millionen Parkplätze an mehr als 3.100 Standorten in 35 Bundesstaaten.

Mit vier Jahrzehnten Erfahrung in den Bereichen Parkraummanagement, Transport und Mobilitätsdienstleistungen arbeitet LAZ nahtlos in einer Vielzahl von Marktsegmenten, darunter Hotellerie und Parkservice, Bürogebäude, medizinische Einrichtungen, Flughäfen und Transportwesen, Hochschulgelände, Behörden und Kommunen, Einzelhandel, Veranstaltungen, Wohngebäude und Shuttle-Dienste.

Das Wachstum von LAZ Parking ist in den letzten Jahren sowohl organisch als auch durch Übernahmen sprunghaft angestiegen, was den Arbeitsaufwand und die Komplexität der Geschäftslizenzanforderungen des Unternehmens auf mehreren Jurisdiktionsebenen erhöht hat.Der Umfang der erforderlichen Lizenzen, Genehmigungen und Gebühren wurde durch die rasche Erweiterung um neue Geschäftsbereiche noch verstärkt.„Glücklicherweise haben wir gute Beziehungen zu den meisten Behörden, mit denen wir zu tun haben“, sagt Heather Parker, Compliance-Beauftragte.„Aber in einigen unserer größten Märkte gibt es keine Toleranz für die Nichteinhaltung von Vorschriften.Man wird einfach stillgelegt.“LAZ Parking hat eine Abteilung mit nur zwei Mitarbeitern, die für die Verwaltung der Geschäftslizenzanforderungen für die gesamten USA zuständig sind.Um mit dem erheblichen Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten, war es offensichtlich, dass die Implementierung der richtigen Systeme und Prozesse entscheidend sein würde.Heather und ihre Kollegin Sarah Parente begannen, die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen mit einer Excel-Tabelle zu organisieren, und gingen schließlich dazu über, Dokumente in einer selbst entwickelten Datenbank zu speichern.Wenngleich die Datenbank Lizenzen besser speichern konnte, war sie in Bezug auf Berichte, Benachrichtigungen und mehr nur begrenzt einsetzbar.„Sie erfüllte nicht alle unsere Anforderungen.Wir haben die Lizenzen nicht wirklich verwaltet – es war nur ein Ort, um sie abzulegen“, räumt Heather ein.”

„Ich hatte zehn Jahren lang nach einer solchen Lösung gesucht“, lacht Heather.„Da wir nun in einige Städte expandiert sind, in denen strenge Vorschriften gelten und diese konsequent durchgesetzt werden, und angesichts all unserer Übernahmen, sind wir zu einem großen Ziel geworden.Also bin ich letztes Jahr zu unserem CFO gegangen und habe gesagt: „Wir machen das.“Mehrere Faktoren führten dazu, dass Avalara License Management (ALM) in die engere Wahl von LAZ Parking kam.Die Tatsache, dass ALM cloudbasiert ist, war ein wichtiger Punkt.„Weil wir hier schlank arbeiten, wollten wir nicht, dass unsere IT-Mitarbeiter einen Teil dieses Systems übernehmen.Am Ende mussten wir nur unsere Daten angeben und Avalara erledigte den Rest.„Das Projektmanagement und das Übergangsteam waren großartig“, sagt Heather.Bevor das Projekt abgeschlossen wurde, führte LAZ Parking auch eine individuelle Anpassung zur Verwaltung seiner Bürgschaftsangelegenheiten ein.Mit ALM konnte das Unternehmen seine umfangreichen Geschäftslizenzportfolios in einer sicheren Datenbank bündeln und diese mit auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Workflow-Tools in einer kollaborativen Umgebung verwalten.Heather und Sarah können nun die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften mit einem dynamischen Kalender sicherstellen und die Zeit zurückgewinnen, die sie mit sich wiederholenden Aufgaben verschwendet hatten.