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Kundenbericht

McCaffrey’s sorgt mit Avalara MatrixMaster für mehr Sicherheit bei der Einhaltung der Steuervorschriften.

Ergebnisse

Integrierte Systeme

Verbesserte Prozesse

Erhöhte Compliance

Unternehmensübersicht

Jim McCaffrey III und sein Sohn, Jim McCaffrey IV, eröffneten 1980 ihren ersten Lebensmittelladen im Nordosten von Philadelphia. Heute gibt es acht McCaffrey’s-Filialen im Südosten Pennsylvanias und im Zentrum von New Jersey. In ihren Filialen befinden sich zu jedem Zeitpunkt bis zu 60.000 verschiedene Artikel in den Regalen und mehr als 100.000 in ihrem Kassensystem (POS).

Steuerliche Herausforderungen

Zehntausende verschiedene Artikel zusammen mit wechselnden Steuersätzen zu verwalten, ist schon schwierig genug. Aber sie alle manuell in zwei Bundesstaaten zu verwalten? Die Wahrscheinlichkeit, dass Steuersätze falsch berechnet werden, ist hoch.

 

„Wir wollen alles richtig machen“, sagt Ben Norton, der bei McCaffrey’s Food Markets für die Einzelhandelstechnologie zuständig ist. „Wir wollen sicherstellen, dass unsere Kunden korrekt besteuert – oder nicht besteuert – werden. Aber für unser kleines Team war es wirklich ein Ratespiel.“

 

Ben wusste, dass sich etwas ändern musste, als McCaffrey’s bei einer staatlichen Prüfung eine Geldstrafe erhielt. „Wir haben beschlossen, den Prozess zu optimieren“, sagt er, „und ihn so weit wie möglich zu automatisieren.“

Warum Avalara?

Avalara MatrixMaster ist ein Nischenservice, der entwickelt wurde, um Probleme bei der Produktbesteuerung, wie sie bei McCaffrey’s auftreten, zu lösen. Einzelhandelsunternehmen können mithilfe der MatrixMaster-Datenbank mit mehr als 15 Millionen Codes Tausende von Umsatzsteuersätzen auf Basis einzelner Artikelnummern nachverfolgen und anwenden. Sie können dann zum Zeitpunkt des Verkaufs den korrekten Satz für jedes Produkt in jeder Jurisdiktion anwenden.

„Wir durchlaufen gerade eine weitere Prüfung, und mit Avalara können wir jede Frage des Prüfers fundiert beantworten. Kein Rätselraten mehr – mit Avalara sind wir deutlich zuversichtlicher.“

  • – Ben Norton
  • Leiter der Abteilung für Einzelhandelstechnologie

 

Ergebnisse

„MatrixMaster ermöglicht es uns, mit unserem vorhandenen Personal schnell und präzise zu arbeiten“, sagt Ben. „Wir sind ein kleines Team, und wann immer wir etwas automatisieren können, nehmen wir jemandem eine Aufgabe ab, damit er sich auf wichtigere Dinge konzentrieren kann. Ohne MatrixMaster würden wir immer noch Artikel für Artikel raten.“

 

Zusätzlich zur Bestimmung der Steuerpflicht von Produkten hat McCaffrey’s MatrixMaster angepasst, um die Berechtigung jedes Produkts für staatliche Hilfsprogramme wie das „Special Supplemental Nutrition Program for Women, Infants, and Children“ (WIC) und das „Supplemental Nutrition Assistance Program“ (SNAP) – allgemein als Lebensmittelmarken bekannt – zu ermitteln. Da sich die Vorschriften ständig ändern, war Avalara für McCaffrey’s unerlässlich, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

 

Ben schätzt auch die Beziehung, die er zu seinem Avalara-Kundenbetreuer aufgebaut hat. „Ich kann sie jederzeit kontaktieren“, sagt er. „New Jersey hat zum Beispiel in den letzten zwei Jahren die Steuergesetze geändert, und Avalara hat uns geholfen, die notwendigen Änderungen im Voraus zu erkennen und umzusetzen, sodass wir an dem Tag, an dem die Steuersatzänderungen in Kraft traten, bereits die neuen Vorschriften eingehalten hatten.“

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