Nur wenige Monate nach dem Start der Website von Merle Norman Cosmetics traf die COVID-19-Pandemie Einzelhandelsunternehmen aller Art. Als die Merle-Norman-Cosmetics-Studios in großer Zahl zu schließen begannen, wurde das E-Commerce-Geschäft zur Lebensader des Unternehmens. Die Investition in eine automatisierte Lösung für die Umsatzsteuer – eng integriert in das ERP-System – erwies sich plötzlich als genialer Schachzug.
„Wir verkaufen in allen fünfzig Bundesstaaten sowie im District of Columbia“, erklärt Michael. „Wir reichen Steuererklärungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich in 37 Bundesstaaten ein. Darunter sind einige der größten Bundesstaaten der Union mit vielen Städten und Bezirken, sodass die steuerrechtlichen Anforderungen ziemlich aufwendig sind. Das hätten wir intern unmöglich bewältigen können. Zum Glück hatten wir Avalara bereits im Einsatz.“
Michael ist begeistert, wie viel Zeit und Sicherheit sie durch Automatisierung und Integration gewinnen, insbesondere beim Einreichen von Steuererklärungen mit Avalara Returns. „Früher war das ein sehr mühsamer Prozess: Man musste buchstäblich eine Steuererklärung ausfüllen, Informationen aus SYSPRO herunterladen und viel Zeit damit verbringen, sicherzustellen, dass alles korrekt war. Wir haben etwa achthundert aktive Artikelcodes, und die Steuerpflicht variiert für jeden einzelnen je nach Jurisdiktion. All dies wurde ordnungsgemäß zugeordnet, was die Abläufe erheblich vereinfacht. Das Arbeitsleben meines Controllers hat sich enorm verbessert, seit die Lösung so optimiert ist, denn nun kann er sich wirklich auf die Überprüfung konzentrieren.“
„Der andere umfangreiche Teil unseres Geschäfts ist der Großhandel“, fügt Michael hinzu, „und ich dachte sofort: Okay, lasst uns diese automatisierte Lösung nutzen.“
Der Großhandel des Unternehmens floriert wieder, und ein erheblicher Teil der Einnahmen von Merle Norman Cosmetics stammt aus diesen Verkäufen, von denen viele steuerbefreit sind.
„Der Erwerb und die Verwaltung der Wiederverkaufszertifikate war früher eine echte Herausforderung für uns“, sagt Michael. „Unser Avalara-Vertreter hat mir (Avalara) Exemption Certificate Management vorgestellt, und jetzt ist dieser Prozess vollständig automatisiert. Wir haben mehrere Kampagnen gestartet, die sofort begannen, die Wiederverkaufszertifikate von den Studiobesitzern zu generieren. So musste ich nicht achthundert Telefonate führen, um diese Zertifikate einzuholen. Und natürlich ruft (Avalara) AvaTax diese Daten ab, damit befreite Großhändler für Wiederverkaufsartikel nicht besteuert werden. Die würden durchdrehen, wenn das passieren würde.“
„Die größte Hilfe, die Avalara in Steuerangelegenheiten geleistet hat, ist die Automatisierung eines äußerst komplexen Prozesses“, schließt Michael. „Die Einhaltung der Vorschriften ist nicht verhandelbar, aber der Tag hat nicht genug Stunden, es sei denn, man möchte ein eigenes Steuerteam aufbauen. Die meisten Buchhaltungsabteilungen versuchen, mit weniger mehr zu erreichen, und Avalara ermöglicht es uns, unsere Zeit für geschäftliche Belange zu nutzen. So möchte ich, dass mein Team seine Zeit verbringt, und genau das hat uns Avalara ermöglicht.“
