ProviNET Solutions mindert die Risiken eines schnellen Wachstums

ProviNET Solutions ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft eines großen Anbieters von Seniorenwohnungen. Die maßgeschneiderten Technologiedienstleistungen des Unternehmens reichen von Beratung über Managed IT Services bis hin zum Hosting in einer virtuellen privaten Cloud.

ProviNET hat seinen Sitz im Großraum Chicago und zählt nicht nur regionale Unternehmen, sondern auch Hunderte von gemeinnützigen Organisationen in den gesamten USA zu seinen Kunden. Was als interne IT-Abteilung für die Muttergesellschaft begann, hat sich zu einem eigenständigen, florierenden Unternehmen entwickelt, dessen Wachstum sich beschleunigt hat.

Als ProviNET sowohl seine geografische Präsenz als auch sein Angebot erweiterte, wurden die Umsatzsteuerpflichten des Unternehmens komplexer, was die Einhaltung der Vorschriften erschwerte. Die manuellen Prozesse zur Berechnung der Umsatzsteuer und zur Verwaltung von Befreiungen wurden zu riskant und zu aufwendig.

„Es war eine mühsame Aufgabe“, sagt Barb Cullinan, die bei ProviNET den Bereich Business Services leitet. Ihre Aufgabe bestand darin, die Transaktionsinformationen aus ihrem ConnectWise ERP zu übernehmen und die Umsatzsteuer an Microsoft Dynamics GP zu übermitteln. Jeden Monat glich sie die beiden Systeme ab und stellte sicher, dass alle steuerpflichtigen Posten besteuert und alle steuerbefreiten Posten nicht besteuert wurden. Erschwerend kam hinzu, dass ProviNET ebenfalls ein Wiederverkäufer ist und somit der Gebrauchssteuer unterliegt.

„Da unser Unternehmen Produkte an Kunden außerhalb des Bundesstaats verkaufte oder Dienstleistungen für Kunden außerhalb des Bundesstaates erbrachte, fand ich gelegentlich Unstimmigkeiten“, erinnert sich Barb, „und dann musste ich Zeit damit verbringen, die Ursache zu suchen und Korrekturen vorzunehmen“. Wenn zum Beispiel einem steuerbefreiten Kunden versehentlich Umsatzsteuer berechnet wurde, war Barb dafür verantwortlich, herauszufinden, wo im Prozess der Fehler aufgetreten war.

Das größte Risiko für eine mangelhafte Einhaltung der Vorschriften bestand darin, wie das Unternehmen seine Freistellungszertifikate verwaltete. „Ich bewahrte sie in einem großen Ordner auf meinem Schreibtisch auf“, lacht Barb. „Und einmal ließ ich jemanden eine Tabelle ausdrucken, um den Überblick darüber zu behalten, wer steuerbefreit war und warum … das war ein ziemliches Durcheinander.“

Im Sommer 2016 rüstete ProviNET auf eine neuere Version von Microsoft Dynamics GP auf, was den Weg für ein System ebnete, das sowohl die Berechnung der Umsatzsteuer als auch die Verwaltung von Steuerbefreiungen automatisieren konnte.

Das Unternehmen entschied sich für Avalara AvaTax zur Automatisierung der Umsatzsteuerberechnung und für Avalara CertCapture zur Verwaltung von Freistellungszertifikaten und zur Einhaltung der Vorschriften. Der Grund für diese Entscheidung war hauptsächlich die einfache Integration von Avalara in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme.

Von Anfang bis Ende dauerte die Avalara-Implementierung weniger als drei Monate. „Es war ein sehr reibungsloser Prozess“, sagt Barb, „ein Kinderspiel im Vergleich zu Implementierungen, die ich in der Vergangenheit durchgemacht habe.“ Mein Implementierungsmanager von Avalara hat mich bei jedem Schritt begleitet und sichergestellt, dass die verschiedenen Systeme klar und zuverlässig miteinander kommunizieren.“

AvaTax hat ProviNET geholfen, potenziell riskante manuelle Prozesse zur Berechnung und Anwendung der Umsatzsteuer abzuschaffen. „Ich muss selten noch Zeit damit verbringen, die Ursache für eine Abweichung zu suchen“, sagt Barb.

Was Befreiungen angeht, hat CertCapture Barbs Ordner überflüssig gemacht. Sobald ein Freistellungszertifikat in das System geladen ist, verwaltet CertCapture die Verlängerungen und kommuniziert automatisch mit AvaTax. „Ich habe den Ordner aber immer noch auf meinem Schreibtisch“, lacht Barb. „Er ist jetzt wie ein Souvenir.“