Für die meisten Menschen in den USA weckt der Begriff „Steuersaison“ Assoziationen mit 1040-Formularen und Fristen im April. Doch für Unternehmen – und für die Steuer- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die sie betreuen – beginnt diese Zeit lange davor. Ein wichtiger Termin ist der 31. Januar, die Frist, bis zu der Arbeitgeber Auftragnehmern und anderen als Nicht-Angestellte definierten Arbeitskräften 1099-Formulare aushändigen müssen. Diese Informationen müssen sie natürlich auch an Behörden wie den IRS melden.
Das ist schon herausfordernd genug, aber in der Steuerwelt scheint nichts lange gleich zu bleiben. Sich ändernde Vorschriften erhöhen die Komplexität für Unternehmen jeder Größe, von der Gesamtzahl der einzureichenden 1099-Formulare bis hin zum Einreichungsprozess selbst.
RubinBrown hat die Änderungen genau beobachtet und arbeitet proaktiv mit seinen Kunden zusammen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, so Lynnae Robinson, Wirtschaftsprüferin und Leiterin der Entrepreneurial Services Group von RubinBrown. Eine Reihe kleiner Unternehmen, die den Prozess bisher manuell abgewickelt haben, dürfte jedoch eine unangenehme Überraschung erleben.
Diese Herausforderung bietet Wirtschaftsprüfungsgesellschaften jedoch eine Chance: Es ist eine Gelegenheit, mit Kunden in Kontakt zu treten, sie zu informieren und als vertrauenswürdige Berater eine tiefere Beziehung aufbauen. „Viele unserer kleineren, familiengeführten Kundenunternehmen erledigten die Abläufe lieber manuell“, sagt Lynnae. „Wir mussten sie also proaktiv aufklären und ermutigen, ein neues System einzuführen, und ihnen mitteilen, dass wir ihnen helfen können, die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.“
Ein wichtiger Bestandteil dieses neuen Systems ist die automatisierte Compliance-Plattform von Avalara für 1099- und W-9-Formulare, die RubinBrown im Auftrag seiner Kunden während der Steuersaison und das ganze Jahr über nutzt.
