Set Solutions muss sich nicht mehr mit der Komplexität der Umsatzsteuer herumschlagen

Das in Houston ansässige Unternehmen Set Solutions, ein Unternehmen von Trace3, löst eine Reihe von Cybersicherheitsproblemen für seine Kunden in 27 Bundesstaaten. So komplex diese Probleme sein können, so ausgeklügelt ist auch das Angebot des Unternehmens – eine Kombination aus Produkten, Dienstleistungen und Schulungen. „Wenn wir einen Produktkatalog hätten, wären 90.000 Artikel darin“, sagt Missy Basone, CFO des Unternehmens.

Software as a Service (SaaS) stellt eine besonders heikle Herausforderung dar, wenn es um die Umsatzsteuer geht. Die steuerliche Behandlung von SaaS unterscheidet sich je nach Bundesstaat, und Unternehmen sind dafür verantwortlich, dies alles zu klären. Um die Sache noch komplizierter zu machen, erstellt Set Solutions Angebote mit QuoteWerks, die nicht nur die eigenen Produkte und Dienstleistungen, sondern auch die anderer Hersteller und Distributoren umfassen. Zahlreiche Kunden des Unternehmens haben mehrere Standorte in verschiedenen Steuerjurisdiktionen, und die Angebote müssen die korrekte Besteuerung jedes einzelnen Postens widerspiegeln.

Als Set Solutions nur in seinem Heimatstaat Texas Steuern erhob, waren diese Komplexitäten für Missys Team noch überschaubar. Dann folgte die Entscheidung des Obersten Gerichtshofs der USA im Fall „South Dakota gegen Wayfair, Inc.“, die eine seit Langem geltende Regel zur physischen Präsenz aufhob und es den Bundesstaaten erlaubte, Regeln zum wirtschaftlichen Nexus für Unternehmen einzuführen, die Produkte und Dienstleistungen in Jurisdiktionen verkaufen, in denen sie keine physische Präsenz haben.

„Wir wussten, dass wir in verschiedenen Bundesstaaten Steuern einziehen und abführen mussten – wir wussten nur nicht, in wie vielen“, erinnert sich Missy. „Wir sind ein kleines Team, daher hat uns die Wayfair-Entscheidung dazu bewogen, nach einer automatisierten Lösung für die Verwaltung der Umsatzsteuer zu suchen.“

„Unsere Steuerberater kamen direkt nach dem Wayfair-Urteil zu mir und empfahlen Avalara“, erklärt Missy. Als Cybersicherheitsunternehmen müssen wir immer mit den zukunftsorientiertesten Partnern zusammenarbeiten, und Avalara ist der klare Marktführer bei cloudbasierten Steuerdienstleistungen. Avalara macht es einfach, Steuern an verschiedenen Standorten zu erfassen und zu melden. Außerdem lässt sich die Software nahtlos sowohl in QuoteWerks integrieren als auch in QuickBooks, unsere damalige Buchhaltungssoftware. Ich dachte mir: „Okay, das machen wir.“

Als das Unternehmen beschloss, in eine neue Buchhaltungssoftware zu investieren, entschied sich Missy vor allem wegen der einfachen Integration mit Avalara für Sage Intacct. „Was auch immer ich einsetzte, es musste mit Avalara kompatibel sein“, erklärt sie, „weil ich viel in deren Produkte investiert habe und ihrem Fachwissen vertraue“.

Set Solutions startete mit Avalara in einem Bundesstaat und erweiterte die Nutzung im ersten Jahr auf vierzehn Bundesstaaten. Vier Jahre später reicht das Unternehmen Steuererklärungen in 27 Bundesstaaten ein. „Wir nutzen (Avalara) AvaTax für die Echtzeitberechnung von Angeboten und Rechnungen sowie Avalara Returns für die Meldung und Abführung der Umsatzsteuer“, sagt Missy. „Wir nutzen auch Avalara Exemption Certificate Management, Avalara Tax Research und Avalara Professional Services.“

„Durch die Zusammenarbeit mit Avalara und Sage konnte Set Solutions jährlich mehr als 300.000 US-Dollar und 30 Arbeitsstunden pro Woche für die Einhaltung der Steuervorschriften einsparen — wertvolle Zeit und Ressourcen, die unser wachsendes Geschäft stark beeinflussen“, sagt Missy.

Wenn Prüfer anklopfen, können Missy und ihr Team jetzt aufatmen. „Ich hatte eine Umsatzsteuerprüfung in Texas, die uns fast ein Jahr lang beschäftigt hat“, erinnert sie sich. „Mit Avalara habe ich alle Informationen und Belege sofort zur Hand. Das spart enorm viel Zeit und Energie und gibt mir ein gutes Gefühl.

Set Solutions arbeitet mit vielen Organisationen zusammen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Mit Avalara Exemption Certificate Management muss sich Missy keine Sorgen mehr um die Verwaltung von Freistellungszertifikaten und deren Ablaufdaten machen. „Avalara behält all das im Blick“, sagt sie.

Mit Avalara Returns stellt die Einreichung von Steuererklärungen in 27 Bundesstaaten keine übermäßige Belastung für Missys Team dar. „Avalara erledigt für uns die gesamte Einreichung und Abführung“, sagt sie. „Wir verlassen uns auch auf Avalara, um herauszufinden, wann wir uns in einem neuen Bundesstaat registrieren müssen. Das System sagt uns, wann wir kurz davor sind, die Nexus-Schwelle zu überschreiten, und so nutzen wir Avalara, um uns in diesem Bundesstaat zu registrieren – und ich weiß, dass alles korrekt eingerichtet ist.“

So wichtig für Missy die Zeit- und Geldersparnis auch ist, am meisten schätzt sie doch die Partnerschaft. „Die Zusammenarbeit mit Avalara war perfekt“, sagt sie. „Wir verlassen uns in vielerlei Hinsicht auf ihr Fachwissen – zum Beispiel wenn wir mit Avalara Tax Research die Steuerbarkeit eines Produkts in verschiedenen Jurisdiktionen ermitteln. Auf dieses Fachwissen vertrauen zu können, spart meinem Team enorm viel Zeit. Ich weiß nicht, ob es darauf verzichten könnte.“

„Die Zusammenarbeit mit Avalara – zusammen mit QuoteWerks und Sage Intacct – hat mir Zeit für meine Familie zurückgegeben und mir die innere Ruhe verschafft, diese Zeit auch wirklich genießen zu können“, fasst sie zusammen. „Wenn ich jetzt bei meiner Familie bin, bin ich voll und ganz bei der Sache.“