Therabody erleichtert mit Avalara die Einhaltung komplexer globaler Steuervorschriften

Therabody entwickelt Wellness-Technologien, die Muskelverspannungen reduzieren, die Regeneration beschleunigen und die Leistungsfähigkeit steigern. Seit der Markteinführung seines Produkts „Theragun“ im Jahr 2008 ist das Unternehmen ein Pionier der perkussiven Massagetherapie und bietet heute über 30 Geräte sowie Wellnesszentren und Schulungsprogramme in den gesamten USA an.

Die rasante Expansion von Therabody nach dem Erfolg von Theragun führte zu zahlreichen steuerlichen Herausforderungen, da das Unternehmen begann, über mehrere Vertriebskanäle – darunter E-Commerce, Amazon, große Einzelhandelsketten, Gastgewerbe und Distributoren – zu verkaufen und so einen globalen Kundenstamm mit unterschiedlichen Steuervorschriften erreichte.

Darüber hinaus führte das Urteil des Obersten Gerichtshofs im Fall „South Dakota gegen Wayfair“ aus dem Jahr 2018 Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus ein, die Unternehmen dazu verpflichten, Umsatzsteuer basierend auf dem Ort des Verkaufs zu erheben und abzuführen, nicht nur dort, wo das Unternehmen eine physische Präsenz hat.

Infolgedessen stieg die Zahl der US-Bundesstaaten, in denen Therabody Steuererklärungen einreichen musste, von acht Bundesstaaten im Jahr 2019 auf 32 Bundesstaaten im Jahr 2020. Dadurch entstand ein komplexes Geflecht unterschiedlicher Steuersätze und Zuständigkeitsregeln, die nur schwer zu handhaben waren. Vivek Dadhania, Steuermanager bei Therabody, erklärt: „Als der wirtschaftliche Nexus in den ganzen USA eingeführt wurde, bedeutete das, dass ich diese Sätze nun nach den lokalen Jurisdiktionen ermitteln musste, und diese Sätze ändern sich jedes Quartal oder sogar noch häufiger.“

Gleichzeitig führte die internationale Expansion von Therabody zu Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften zur Waren- und Dienstleistungssteuer und Mehrwertsteuer. Die Registrierung in mehreren Ländern erforderte den Umgang mit unterschiedlichen Steuerstrukturen, Berichtspflichten und schwankenden Steuersätzen, was für das Team einen erheblichen Verwaltungsaufwand bedeutete.

„Da gibt es Amazon-Marketplaces, Amazon-Lager, unsere eigenen Websites, Konsignationslager … und die Frage ist, wie man nicht nur versteht, wie viel Mehrwertsteuer zu berechnen ist, sondern auch, wie man die Mehrwertsteuer in jedem jeweiligen Land korrekt abführt“, sagt Vivek.

Im Jahr 2023 führte Therabody eine umfassende ERP-Neukonfiguration durch, die den Prozess der Verwaltung von Freistellungszertifikaten störte und die schnelle Neubewertung Tausender Zertifikate erforderte. Manuelle Prozesse konnten nicht mithalten, und da mehrere Großkunden in den elektronischen Datenaustausch integriert waren, konnte ein kleiner Fehler bei der Steuerberechnung den Geschäftsbetrieb und den Zahlungseingang beeinträchtigen.

„Im Februar 2023 waren alle unsere Überschreibungen weg … wir mussten die Verwaltung der Freistellungszertifikate von Grund auf neu aufbauen“, sagt Vivek.

Vivek kam 2018 zum ersten Mal mit Avalara in Berührung, als er für einen Verlag arbeitete und sich mit den Auswirkungen des Urteils im Fall „South Dakota gegen Wayfair“ auseinandersetzte. Auf der Suche nach genauen Steuersätzen nach Postleitzahlen stieß Vivek auf eine CSV-Ressource von Avalara.

In diesem Moment wurde Vivek klar, dass die internen Systeme des Verlags nicht darauf ausgelegt waren, die immensen Komplexitäten der Steuervorschriften in einer Welt nach dem Wayfair-Urteil zu bewältigen, und dass die manuelle Aktualisierung der Steuersätze keine nachhaltige Lösung war.

Später, als Vivek für ein Unternehmen in der Fitnessbranche arbeitete, sammelte er aus erster Hand Erfahrungen mit den Steuerautomatisierungsfunktionen von Avalara – einschließlich umfassender Berichte, vereinfachter Verpflichtungen, reduziertem manuellem Aufwand und einer genaueren und effizienteren Einhaltung der Steuervorschriften.

Als er 2022 zu Therabody kam, befand sich das Unternehmen inmitten einer rasanten Expansion über mehrere Vertriebskanäle und internationale Märkte hinweg. Angesichts der wachsenden Komplexität von Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten, internationalen Steuerrisiken und der Verwaltung von Freistellungszertifikaten erkannte er einen dringenden Bedarf an Automatisierung, um manuelle Steuerprozesse zu ersetzen.

Obwohl Therabody bereits seit 2018 Kunde von Avalara war, sah Vivek die Chance, die Nutzung der Lösung weltweit zu optimieren. Aufgrund seiner bisherigen Erfahrungen wusste er, dass Avalara die Einhaltung der Vorschriften optimieren, die Genauigkeit verbessern und die Belastung mehrerer Teams – darunter Rechnungswesen, Kundenservice, Finanzen und IT – reduzieren könnte.

Mit 2.600 steuerbefreiten Kunden in den USA hatte die Verwaltung von Freistellungszertifikaten für Therabody oberste Priorität. Neben der Entlastung der Teams mit Kundenkontakt war die Automatisierung entscheidend für die Aufrechterhaltung der Prüfungsbereitschaft in verschiedenen Jurisdiktionen.

Die Tatsache, dass Therabody auf dem NetSuite-ERP-System basierte – einem der wichtigsten Integrationspartner von Avalara – machte die Skalierung noch einfacher. Mit über zehn verfügbaren Avalara-Integrationen war die Ausweitung der Nutzung auf verschiedene Plattformen ein natürlicher nächster Schritt.

Anfang 2023 nahm Vivek die Implementierung von Avalara Exemption Certificate Management (ECM) vor, integrierte mehr als 2.500 Kunden und validierte über 5.200 Zertifikate – ein großer Erfolg nach der ERP-Umstellung.

Mitte 2024 dann begann Therabody, Shopify Plus für sein B2B-Portal sowie für die POS-Systeme im Einzelhandel zu nutzen. Vivek leitete die Implementierung von Avalara in beiden Systemen und verband sie nahtlos mit NetSuite und Avalara AvaTax für eine präzise Steuerberechnung und Einreichung von Steuererklärungen. Er nutzte auch die Steuercodedatenbank und KI-Tools von Avalara, um Artikel zu klassifizieren und Ausnahmen effizient in Shopify anzuwenden.

Anfang 2025 erweiterte Therabody die Integration auf seine B2C-Website unter Verwendung von Avalara for Shopify, um sicherzustellen, dass die globalen Steuersätze an der Kasse genau berechnet wurden.