Die Auslagerung der Steuerabwicklung mildert die steuerlichen Auswirkungen des schnellen Wachstums

Unified Office mit Sitz in Nashua, New Hampshire, bietet kleinen und mittleren Unternehmen Kommunikationsdienste der Business-Klasse an, einschließlich VoIP- und IoT-Managed-Services. Das 2011 gegründete Unternehmen wuchs schnell. Bis 2016 stellte Unified Office einem der größten Franchiseunternehmen von Domino’s Pizza des Landes, dessen Filialen sich von Küste zu Küste erstreckten, „Communications-as-a-Service“ zur Verfügung.

Telekommunikationssteuern sind bekanntermaßen komplex und beinhalten manchmal eine Steuer auf eine Steuer, bei der eine Steuer oder Abgabe wiederum besteuert werden kann. So können beispielsweise Abgaben für den „Federal Universal Service Fund“ auf die Abgaben des „Universal Service Fund“ eines Bundesstaates aufgeschlagen werden, ebenso wie bestimmte lokale Regulierungsgebühren und Zuschläge.

Um die Sache noch komplizierter zu machen, ändern sich Steuerregeln und -sätze ständig. Die e911-Gebühren, die in der Regel auf einzelstaatlicher Ebene geregelt sind, können auch auf kommunale Ebene und Bezirksebene erhoben werden. Die Einhaltung dieser sich ständig ändernden Vorgaben kann komplex und arbeitsintensiv sein.

Für Unified Office stand viel auf dem Spiel, da das Unternehmen sich auch an ein schnelles Wachstum anpassen und den Blick klar auf die Zukunft richten musste. „Wir glauben, dass unser Unternehmen eines Tages ein attraktives Übernahmeziel sein wird“, sagt CFO Peter White. „Wir haben einen versierten Verwaltungsrat, der uns frühzeitig darauf hingewiesen hat, sicherzustellen, dass dann keine Steuerverbindlichkeiten in unseren Büchern stehen. Uns wurde verdeutlicht, dass wir auf lange Sicht umso besser dastehen würden, je früher wir anfingen.“

Nachdem Peter eine Auswahlliste empfohlener Lösungen von einem Berater erhalten hatte, wandte er sich an Avalara. Als er nach Kundenempfehlungen fragte, konnte er mit dem Leiter der Steuerabteilung eines großen Telekommunikationsanbieters sprechen, der das Unternehmen auf einen Börsengang vorbereitete. In diesem Fall hatte sich das Unternehmen, mit dem Peter sprach, nicht proaktiv mit Kommunikationssteuern auseinandergesetzt und wies zum Zeitpunkt seines Börsengangs eine Steuerschuld von 25 Millionen $ für Steuern, Strafen und Zinsen auf.

„Wir waren ein Unternehmen mit weniger als einer Million Dollar Umsatz und haben bereits Schritte unternommen, um die Vorschriften einzuhalten und unnötige Verbindlichkeiten und Risiken zu vermeiden“, sagt Peter. „Wir wollen alles bereinigen.“

Das für die Kommunikationssteuer zuständige Team von Avalara überwacht relevante Gesetze, regulatorische Vorschriften und Änderungen der Steuersätze, damit die Kunden mehr Sicherheit haben.

Der umfassende Ansatz von Avalara überzeugte Peter. „Sie sagten: ‚Wir kümmern uns darum, von A bis Z. Sie müssen uns nur die Daten geben.‘ Das war genau das, was ich wollte, und das habe ich dann auch erhalten“, erklärt er. „Mein Team verbringt sehr wenig Zeit damit, über Kommunikationssteuern nachzudenken.“