Ja. ECM Pro bietet eine Funktion zur Verwaltung von Kampagnen zur Dokumenteneinholung, mit der Sie Ihren Kunden automatisch eine Benachrichtigung senden können, wenn Bescheinigungen bald ablaufen, fehlen oder ungültig sind. Dies ist eine „Multi-Touch“-E-Mail-Kampagne, die so lange Bescheinigungen anfordert, bis diese eingegangen sind, wodurch Ihr Team Zeit und Aufwand spart.

Wenn ein Unternehmen wächst, kann die Anzahl der Transaktionen und Befreiungen, die es zu bearbeiten hat, überwältigend und sehr zeitaufwendig werden. ECM Pro automatisiert die Verwaltung von Freistellungszertifikaten, um das Risiko manueller Fehler zu reduzieren, minimiert die Notwendigkeit manueller Dateneingaben und spart Zeit. ECM Pro kann Ihnen dabei helfen, eine wachsende Anzahl steuerbefreiter Transaktionen zu bewältigen, ohne dass zusätzliche Ressourcen erforderlich sind. So kann sich Ihr Unternehmen auf Wachstum und Expansion konzentrieren, anstatt sich um die Einhaltung von Vorschriften zu kümmern.

Neben einer direkten Integration mit Avalara AvaTax haben Sie Zugriff auf eine umfassende Palette von APIs, mit denen ECM Pro in verschiedene Plattformen und Systeme integriert werden kann, darunter führende E-Commerce-Plattformen, ERPs, CRMs und Buchhaltungssysteme. Avalara bietet umfassende Unterstützung und Entwicklerressourcen für die Integration.

Darüber hinaus bietet Avalara vorgefertigte Integrationen für viele Plattformen, die den Integrationsprozess beschleunigen und den Umfang der erforderlichen kundenspezifischen Entwicklung reduzieren können.

Ja. ECM Pro nutzt eine cloudbasierte Lösung, mit der Sie Befreiungsbescheinigungen an mehreren Standorten zentral speichern, verfolgen und verwalten können. Eine zentralisierte Cloud-Datenbank ermöglicht den unternehmensweiten Zugriff auf ein einziges Repository, sodass sowohl Mitarbeitende vor Ort als auch Remote-Mitarbeitende einfach und sicher auf Daten zugreifen können. Erfassen, validieren und speichern Sie Befreiungsbescheinigungen Ihrer Kunden, unabhängig von deren Standort. Ordnen Sie diese Bescheinigungen dann dem entsprechenden Standort oder dem entsprechenden Land zu, sodass Sie für jede Transaktion die geltende Steuerbehandlung und den geltenden Steuersatz anwenden können.

Ja. Die Ressourcenbibliothek zur Steuerbefreiung ist die umfangreichste auf dem Markt und enthält Formulare für die Umsatzsteuerbefreiung, Wiederverkaufs- und SST-Zertifikate sowie Fertigungs-, Landwirtschafts- und Energiebefreiungsbescheinigungen – alle angepasst an den jeweilige Bundesstaat und Ort. Unsere Ressourcenbibliothek enthält außerdem detaillierte und regelmäßig aktualisierte Informationen zu Steuergesetzen in verschiedenen Ländern, sodass Unternehmen Änderungen der Steuergesetze einfacher und weniger zeitaufwendig verfolgen können.

Natürlich. ECM Pro enthält ein Modul namens „Exemption Certificate Management for Ecommerce“, mit dem Käufer vor oder zum Zeitpunkt des Kaufs über unser sicheres Webportal (CertExpress) Steuerbefreiungsbescheinigungen aus ihrem Kundenkonto oder einem Online-Warenkorb hochladen können. ECM for Ecommerce ermöglicht neuen Kunden eine schnelle Einrichtung und eine schnellere Auftragsabwicklung.

ECM Pro wird regelmäßig mit den neuesten Steuervorschriften und Anforderungen für Steuerbefreiungsbescheinigungen aktualisiert und hilft Unternehmen dabei, die geltenden Gesetze einzuhalten. So lassen sich Änderungen der Steuervorschriften einfacher und weniger zeitaufwendig verfolgen.

Die Frage ist nicht, ob bei Ihnen jemals eine Steuerprüfung durchgeführt wird, sondern wann. Wenn ein Prüfer feststellt, dass keine Steuern erhoben wurden und keine Befreiungs- oder Wiederverkaufsbescheinigung vorliegt (oder diese ungültig ist), geht er häufig davon aus, dass der nicht erhobene Steuerbetrag für alle Monate des Prüfungszeitraums gilt. Die Strafe kann sich aus dem Betrag der nicht erhobenen Umsatzsteuer zuzüglich einer festgelegten Geldstrafe, multipliziert mit jedem Monat des Prüfungszeitraums, zusammensetzen. Die Kosten für eine fehlende Bescheinigung summieren sich und können zu einer hohen Geldstrafe führen. ECM Pro hilft Ihnen dabei, Zertifikate zu sammeln, den Ablauf von Zertifikaten zu verfolgen, die Gültigkeit zu überprüfen und Zertifikate während eines Audits einfach zu speichern und abzurufen.

ECM Pro bietet die erforderlichen Tools zur automatischen Validierung, um Bescheinigungen bei Erhalt zu überprüfen und bei fehlerhaften oder ungültigen Uploads Ersatz anzufordern. Darüber greift ECM Pro auf CertExpress zurück, wodurch das Erstellen und Ausfüllen von Befreiungsbescheinigungen vereinfacht wird. CertExpress fragt nach dem Expositionsbereich oder der Expositionsregion und dem Grund für die Befreiung und stellt dann das richtige Formular zur Verfügung. CertExpress hilft dem Ersteller des Formulars auch beim Ausfüllen, indem sichergestellt wird, dass unnötige Felder ausgegraut und Pflichtfelder im richtigen Format ausgefüllt werden. Diese Tools reduzieren Frustrationen und steigern dadurch die Kundenzufriedenheit und -bindung.

ECM Pro ist SOC 2 Typ 1- und 2-konform und zertifiziert. SOC 2 Typ-1- und Typ-2-Zertifizierungen sind Auditverfahren, die sicherstellen, dass Online-Daten sicher sind, und bieten sicher gehostete Dienste und Betriebspraktiken, die die Privatsphäre von Kunden und Endbenutzern schützen. Wenn ein sicherheitsbewusstes Unternehmen einen SaaS-Anbieter in Betracht zieht, sollte es die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften nach SOC 2 verlangen.

Wir haben eine Lösung namens ECM Managed Services Pro. Unsere Experten bieten strukturierte Unterstützung durch ein gemeinsames Support-Team, das Sie bei der Problembehandlung, beim Hochladen von Dokumenten, bei der Validierung von Bescheinigungen und bei E-Mail-Kampagnen für die gesamte Erfassung, einschließlich Anfragen zur Bescheinigungsverlängerung, unterstützt.