Schweizer Mehrwertsteuererklärungen

Nach der Registrierung für die Mehrwertsteuer (MwSt.) — lokal als Mehrwertsteuer (MwSt.) auf Deutsch, taxe sur la valeur ajoutée (TVA) auf Französisch und imposta sul valore aggiunto (IVA) auf Italienisch bekannt — müssen Unternehmen ihre steuerbaren Transaktionen melden und fällige Mehrwertsteuer innerhalb des Schweizer Rechtsrahmens begleichen.

Vierteljährliche Erklärungen sind die Standard-Einreichungsfrequenz für die meisten Unternehmen. Monatliche Steuererklärungen können von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für Unternehmen genehmigt werden, die regelmässig Vorsteuerguthaben geltend machen. Halbjährliche Abrechnungen sind im Rahmen der Pauschalbesteuerung zulässig. Jährliche Erklärungen sind ab Januar 2025 für berechtigte kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einer einwandfreien Compliance-Bilanz und einem Umsatz unter 5.005.000 CHF verfügbar.

Die Einreichung und Zahlung sind innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Meldezeitraums fällig – sei es vierteljährlich, monatlich oder halbjährlich. Kalenderbeispiele für vierteljährliche Einreichungen:

• Q1 (Jan.–März): Fälligkeit 30. Mai
• Q2 (Apr.–Jun.): Fälligkeit 29. August
• Q3 (Jul.–Sept.): Fälligkeit 29. November
• Q4 (Okt.–Dez.): Fälligkeit 28. Februar

Wo eine jährliche Einreichung zulässig ist (ab 2025), müssen Unternehmen weiterhin Mehrwertsteuer-Vorauszahlungen leisten — typischerweise im Mai, August und November — basierend auf der Steuerschuld des Vorjahres. Die Einreichung erfolgt nach Jahresende, wobei die genauen Termine von der ESTV festgelegt werden.

Die Meldedaten müssen auf ordnungsgemäßen Buchhaltungsunterlagen basieren, die den Schweizer Standards entsprechen. Unternehmen müssen detaillierte Rechnungen und Aufzeichnungen führen, die für die Berechnung der Vorsteuer und Ausgangs-Mehrwertsteuer sowie für Auditzwecke geeignet sind.

Mehrwertsteuerzahlungen sind bis zur gleichen Frist wie die Einreichung der Erklärung fällig (innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Zeitraums). Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung an die FTA. Verlängerungen ändern die Zahlungsfrist nicht.

Unternehmen können die Vorsteuer abziehen für:

• Inländische und importierte Waren und Dienstleistungen, die für steuerpflichtige Geschäftszwecke verwendet werden
• Einfuhrmehrwertsteuer, die beim Zoll entrichtet wurde
• Im Ausland bezogene Dienstleistungen, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen
• Ordnungsgemäß in Rechnung gestellte Ausgaben wie Werbung, Investitionen usw. (gemäß Schweizer Vorschriften)

Nicht ansässige Unternehmen können die Vorsteuer ebenfalls zurückfordern, in der Regel unter den gleichen Bedingungen wie in der Schweiz ansässige Unternehmen, vorbehaltlich der Dokumentation und gegebenenfalls einer Fiskalvertretung.

Erklärungen müssen online über das E-Portal der FTA eingereicht werden. Zahlungen erfolgen per Banküberweisung auf die dafür vorgesehenen FTA-Konten.

Eine verspätete Einreichung oder Zahlung kann zu Zinsbelastungen und Verwaltungsstrafen führen, die je nach Faktoren wie der Länge der Verzögerung und der Compliance-Historie variieren. Verlängerungen sind möglich, verlängern aber nur die Frist für die Einreichung, nicht die Frist für die Zahlung.

Rückerstattungen von Vorsteuerguthaben werden automatisch bearbeitet, wobei die meisten Guthaben innerhalb von 30 Tagen nach Einreichung erstattet werden, sofern die korrekten Bankdaten vorliegen. Kommt es zu Erstattungsverzögerungen, können ab dem 61. Tag nach Eingang der Erklärung Zinsen anfallen.