Mehrwertsteuerpflichten der EU

Unternehmen, die steuerpflichtige Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen in der Europäischen Union (EU) erbringen, müssen sicherstellen, dass sie die Mehrwertsteuervorschriften gemäß der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie einhalten. Alle EU-Mitgliedstaaten müssen diese Mehrwertsteuerpflichten dann in ihre eigenen Gesetze aufnehmen— Nicht-EU-Mitgliedstaaten, die in die EU verkaufen, müssen diese Regeln und Vorschriften ebenfalls einhalten (ähnlich wie in anderen Regionen mit einem Mehrwertsteuersystem).

Mehrwertsteuer-Registrierungen

Unternehmen, die steuerpflichtige Lieferungen in der EU erbringen, müssen sich für die Mehrwertsteuer registrieren, um eine gültige, eindeutige EU-Mehrwertsteuernummer in ihrem Heimatland zu erhalten. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Mehrwertsteuer-Compliance-Prozesses. Wenn Unternehmen auch Waren in einem anderen EU-Land kaufen und verkaufen, müssen sie sich möglicherweise auch dort für die Mehrwertsteuer registrieren lassen. Dadurch erhalten sie eine gültige Mehrwertsteuernummer, mit der sie alle Transaktionen erfassen können. Unternehmen können diese Nummer auch ihren EU-Kunden mitteilen, um sicherzustellen, dass ihnen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen richtigerweise keine Mehrwertsteuer berechnet wird.

Sobald ein Unternehmen zur Mehrwertsteuerregistrierung verpflichtet ist, muss es ein lokales Mehrwertsteuerregistrierungsformular mit allen angeforderten Unterlagen einreichen. Dies umfasst in der Regel Folgendes:

Handelsregisternummer
Bankverbindung des Unternehmens
Unique Taxpayer Reference (UTR) für Unternehmen im Vereinigten Königreich
Angaben zum Jahresumsatz
Originalkopie der Gründungsurkunde des Unternehmens
Kopie der Satzung des Unternehmens
Auszug aus dem nationalen Handelsregister als Nachweis über das Bestehen
Wenn das Unternehmen einen lokalen Steuerbevollmächtigten oder Steuervertreter ernennt, dann eine Vollmacht oder eine notarielle Vollmacht

Die erforderlichen Unterlagen können je nach Land variieren. Der Registrierungsprozess kann auch in der Landessprache erfolgen. Nach der Einreichung kann es ungefähr 2 bis 8 Wochen dauern, eine Mehrwertsteuernummer zu erhalten.

Je nach Steuerbehörde können diese auch weitere Informationen zur Prävention von Mehrwertsteuerbetrug anfordern.

Mehrwertsteuerrechnungen

Unternehmen sind verpflichtet, für jede mehrwertsteuerpflichtige Transaktion Mehrwertsteuerrechnungen auszustellen. Dies umfasst Lieferungen an andere mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen sowie an Verbraucher (es gibt Ausnahmen). Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie legt die grundlegenden Informationen fest, die auf einer Standardrechnung angegeben werden sollten. Dazu gehören:

Rechnungsdatum
Name und Anschrift des Lieferanten und dessen Mehrwertsteuernummer
Name und Anschrift des Kunden
Eindeutige Rechnungsnummer
Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, ggf. einschließlich Menge
Angewandter Mehrwertsteuersatz
Berechnete Mehrwertsteuer
Nettowert, fällige Mehrwertsteuer und Bruttowert der Lieferung
Details zu etwaigen gewährten Rabatten
Ein klarer Hinweis, ob es sich bei der Transaktion um eine innergemeinschaftliche Lieferung mit Null-Mehrwertsteuer handelt

Einige Länder haben zusätzliche Anforderungen, wie z. B. die Angabe der Unternehmensregistrierungsnummer und die Anschrift des Verkäufers.

EU-Länder verlangen von vielen Unternehmen, Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum in Papierform aufzubewahren. Dies sind in der Regel 5 bis 10 Jahre.

Mehrwertsteuerbefreiungen

Eine geringe Anzahl von Lieferungen ist innerhalb der EU von der Mehrwertsteuer befreit, wenn sie als im öffentlichen Interesse liegend angesehen werden. Dazu gehören die Bereiche Bildung, medizinische und zahnmedizinische Versorgung sowie soziale Dienste. Darüber hinaus sind die meisten Finanz- und Versicherungsdienstleistungen ebenfalls befreit.

Buchhaltung zur Mehrwertsteuer

Unternehmen müssen vollständige Buchhaltungsunterlagen für die Steuerbehörden führen, um ihre Mehrwertsteuerzahlungen und -transaktionen zu belegen. In den meisten Fällen sind die lokalen Buchhaltungsunterlagen der Unternehmen ausreichend. Die Anforderungen an die Mehrwertsteuerbuchhaltung einiger Länder können sich jedoch als schwierig erweisen.

Mehrwertsteuererklärungen

Unternehmen müssen regelmäßig Mehrwertsteuererklärungen einreichen, um steuerpflichtige Transaktionen den zuständigen Behörden zu melden und so die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Eine Mehrwertsteuererklärung enthält die Summen der innergemeinschaftlichen Lieferungen. Alle EU-Mitgliedstaaten haben unterschiedliche Erklärungsformulare und legen ihren eigenen Meldekalender fest. Die meisten Länder wählen je nach Handelsvolumen entweder eine monatliche oder vierteljährliche Meldung.

Viele Länder erlauben oder verpflichten Unternehmen inzwischen, ihre Unterlagen online einzureichen. Einige Länder, z. B. Deutschland und Italien, verlangen auch eine jährliche Erklärung.

Intrastat

Intrastat ist das EU-System zur Erfassung von Handelsdaten innerhalb der EU. Die EU verpflichtet Länder, für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen eine monatliche oder vierteljährliche Intrastat-Meldepflicht einzuführen, die alle innergemeinschaftlichen B2B-Lieferungen von Waren und Dienstleistungen separat auflistet. Dies umfasst Verkäufe (Versendungen) und Käufe (Eingänge) von Waren über EU-Grenzen hinweg sowie Lieferungen an das Unternehmen selbst.

Direktverkäufe an Verbraucher – B2C – müssen nicht aufgeführt werden. Die EU-Länder haben unterschiedliche Intrastat-Meldeschwellen für Versendungen und Eingänge.

FAQs

Punkt 2

Eine Mehrwertsteuerregistrierung ist der Prozess, bei dem Ihr Unternehmen bei der zuständigen Behörde als aktiv in der Produktion und dem Verkauf von steuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen gelistet wird. Sobald ein Unternehmen für die Mehrwertsteuer registriert ist, ist es dafür verantwortlich, den korrekten Mehrwertsteuerbetrag auf alle verkauften Waren und Dienstleistungen zu erheben. Das Unternehmen kann außerdem die auf Unternehmenskäufe gezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern.

Punkt 1

Unternehmen müssen sich für die Mehrwertsteuer registrieren, sobald ihre steuerbaren Lieferungen den Schwellenwert oder die Kriterien überschreiten, die von der EU oder der lokalen Behörde in einem Nicht-EU-Land festgelegt wurden. Unternehmen sollten beachten, dass sich Schwellenwerte ändern können. Die Anforderungen für die Mehrwertsteuerregistrierung gelten für alle Arten von gewerblichen Unternehmen, unabhängig von Branche oder Betriebsstruktur. Die EU hat sich bemüht, die Anforderungen für die Registrierung einer Mehrwertsteuernummer in allen EU-Mitgliedstaaten zu vereinheitlichen. Typische Beispiele für Jurisdiktionen, in denen ein Unternehmen eine lokale Mehrwertsteuernummer beantragen muss, sind:

Wenn ein ausländisches Unternehmen Waren in einem anderen Land kauft und verkauft
Wenn ein Unternehmen Waren in ein Land importiert, was auch die Verbringung von Waren über nationale Grenzen innerhalb der EU umfassen kann
Aufbewahren von Waren in Lagern oder in Konsignationslagern in anderen EU-Ländern für Kunden
Abhalten einer Live-Konferenz, Ausstellung oder Schulung mit kostenpflichtigem Eintritt
Warenverkauf an Verbraucher über das Internet oder per Katalog (Versandhandel)
Lieferung und Installation von Geräten in einer begrenzten Anzahl von Fällen
Eine sehr begrenzte Anzahl von Fällen, in denen Dienstleistungen erbracht werden (im Anschluss an die Reformen des Mehrwertsteuerpakets von 2010)Die oben genannten Anforderungen gelten gleichermaßen für EU- und Nicht-EU-Unternehmen.

Die zuständigen Steuerbehörden kündigen einen Besuch in Ihrem Unternehmen zur Überprüfung der Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften in der Regel etwa sieben Tage im Voraus an. Am Tag des Besuchs prüfen Vertreter der Steuerbehörde Ihre Mehrwertsteuerinformationen und Transaktionsdaten, um festzustellen, ob Sie den richtigen Steuerbetrag einziehen und berechnen. Unternehmen, die ihren Pflichten nicht nachgekommen sind, können mit Strafen belegt werden.

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