Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung

Im Jahr 2001 wurde sie ausgegeben und sollte bis 2004 in jedem Mitgliedstaat umgesetzt werden. Anschließend wurde sie in die „neue“ EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) aufgenommen, die die 6. Mehrwertsteuerrichtlinie ersetzte.

Die wichtigsten Anforderungen für alle Unternehmen, die steuerpflichtige Lieferungen erbringen, sind folgende:

• Eine Liste von zehn Informationsanforderungen für jede Mehrwertsteuerrechnung. Dazu gehören: Name und Anschrift des Lieferanten; Name und Anschrift des Kunden; Datum; Mehrwertsteuernummern des Kunden und des Lieferanten; Beschreibung und Menge der Waren/Dienstleistungen; Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttowert der Lieferung sowie angewandter Mehrwertsteuersatz.
• Bestimmung für vereinfachte Rechnungen mit eingeschränkten Angabepflichten. Dies beinhaltet Mindestbeträge, unterhalb derer keine Rechnung erforderlich ist. Die Mitgliedstaaten können die detaillierten Regeln auf nationaler Ebene festlegen.
• Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung und -speicherung an andere Unternehmen auszulagern, sofern dies innerhalb der EU erfolgte
• Recht zur Anerkennung elektronischer Rechnungen, sofern die Echtheit durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen nachgewiesen werden kann. Dazu gehört die Verwendung elektronischer Signaturen, die es dem Kunden ermöglichen, die Herkunft der Rechnung sicher zu identifizieren.

Sie wurde im Juli 2010 ausgegeben, und zwar zur vollständigen Umsetzung bis spätestens 1. Januar 2013 in jedem Land. Ziel ist es, die Nutzung elektronischer Rechnungen zu fördern. Sie enthält detaillierte Richtlinien für elektronische Rechnungen, einschließlich:

• Definition einer E-Rechnung (einschließlich Formate, XML, PDF usw.).
• Anforderungen an die Kundenakzeptanz von E-Rechnungen, die eine Voraussetzung für deren Nutzung ist. Typischerweise kann dies eine schriftliche Annahme sein.
• Sicherstellung der Authentizität sowohl durch den Lieferanten (effektive Aufzeichnung) als auch durch den Empfänger (elektronische Signaturen).
• Die Integrität des Rechnungsinhalts, dass er den Anforderungen der Mehrwertsteuerrichtlinie entspricht und dass er nicht manipuliert wurde
• Lesbarkeit.
• Geschäftskontrollen bezüglich der Erstellung, Erfassung und Pflege von E-Rechnungen.
• Prüfpfad zwischen der Erstellung der Rechnung und der Lieferung von Waren und Dienstleistungen.
• Arten der elektronischen Signatur (z. B. EDI).
• Datum der Ausstellung und Aufbewahrungszeiträume von Rechnungen
• Entscheidung darüber, welche Mehrwertsteuervorschriften der Mitgliedstaaten für die Rechnung gelten.

Alle EU-Mitgliedstaaten haben nun die Zweite Richtlinie zur Mehrwertsteuer umgesetzt.