Acer utiliza Avalara VAT Reporting para optimizar su proceso de gestión del IVA

Acer tiene su propio sistema ERP que ha sido desarrollado internamente. Parte del desafío para el equipo fiscal de Acer era asegurarse de que sus datos pudieran adaptarse a los diferentes requisitos de presentación de declaraciones en distintos países. Una situación que se complica aún más por el hecho de que incluso los países de la UE que han adoptado el modelo de declaración SAF-T pueden requerir datos justificativos diferentes.

Para lograr una optimización satisfactoria de la cadena de suministro es necesario conocer a fondo la normativa del IVA y su aplicación, lo que a su vez se complica aún más por los continuos intentos de la UE de mejorar su propia eficiencia, que a menudo complican aún más la vida al contribuyente del IVA. Gracias a su colaboración con Avalara, Acer tiene acceso a los conocimientos detallados sobre el IVA de su equipo de especialistas, que se encargan de que la presentación de declaraciones de IVA esté siempre al día con la normativa, los tipos impositivos y los requisitos más recientes.

La clave del éxito con el IVA reside en disponer de los datos maestros correctos, que pueden estar repartidos por toda la organización en diferentes instancias de la aplicación ERP. Es aquí donde, gracias al uso de Avalara VAT Reporting, el equipo de Acer ha podido optimizar enormemente su proceso de gestión del IVA y reducir drásticamente los errores y las omisiones.

«A las autoridades fiscales no les gustan los errores, que pueden acabar costándole mucho más que el coste de implementar tecnologías para evitarlos», comenta Posky. «Lo que hemos hecho con VAT Reporting es integrarlo en nuestro procesamiento de ERP/IVA para que cada transacción se procese sin problemas a través de VAT Reporting y se verifique sobre la marcha».

La estructura de datos necesaria para integrar VAT Reporting con tantas instancias de la aplicación ERP, en los 17 países que ya tienen en funcionamiento su solución de Avalara, es muy detallada. Mientras que históricamente el controlador de IVA de cada país descargaba y conciliaba informes para preparar las declaraciones mensuales en Excel, el sistema ahora está automatizado para extraer los datos lógicos de IVA de todos los sistemas. Los datos se filtran, se comprueban y se cargan cada día en VAT Reporting como un proceso por lotes.

VAT Reporting realiza más de 140 comprobaciones e identifica cualquier problema con los datos. Algunos de ellos se autocorrigen en el sistema, mientras que otros que reflejan errores en los datos maestros se marcarán y rechazarán, y se alertará a los gestores de datos locales para que corrijan los datos de origen y vuelvan a cargar el archivo corregido.

«Todo el proceso es fluido y supone un ahorro de tiempo increíble», comenta Posky, «y nos ha permitido desarrollar algunos aspectos aún más interesantes del sistema, como un panel de control de BI para VAT Reporting que nos permite mostrar a los responsables locales cómo se compara la calidad de sus datos con la de otros y de dónde proceden los errores».

La automatización de tu proceso de gestión del IVA, con el ahorro de tiempo y la reducción de riesgos que ello conlleva, es solo una de las ventajas que Acer ha obtenido al colaborar con Avalara. Posky indica: «Una de las razones por las que elegimos Avalara en lugar de su competencia fue que nos permitió desarrollar automatizaciones mucho más innovadoras y útiles que pueden integrarse en nuestro flujo de trabajo habitual».

Los equipos de Avalara no solo ayudaron a Acer a garantizar una integración perfecta con su sistema ERP propio, sino que también están colaborando con ellos para afrontar los retos futuros. Posky continúa: «Es fantástico poder contar con socios comerciales de confianza como Avalara para asegurarnos de que hacemos las cosas bien». Es un viaje apasionante y estamos deseando llevarlo al siguiente nivel a medida que empecemos a implementar sistemas en tiempo real como AvaTax, que prevemos que volverá a ofrecer una enorme eficiencia.