Armanino ofrece tranquilidad con los formularios 1099

Armanino es una de las firmas de contabilidad independientes más grandes de Estados Unidos. La empresa cuenta con más de 12 000 clientes que recurren a los servicios de externalización empresarial (BOS), delegando en el equipo de Armanino las tareas de contabilidad y elaboración de informes, tanto las cotidianas como las de fin de ejercicio. Aunque el equipo de BOS de la empresa cuenta con unos 400 miembros, un grupo central de solo seis especialistas gestiona la mayor parte de la preparación y presentación del formulario 1099, gracias a la solución automatizada Avalara 1099 & W-9.

Para los propietarios de negocios (y las empresas que gestionan sus necesidades fiscales), enero puede ser un mes complicado debido a la fecha límite del 31 de enero para preparar y presentar las «declaraciones informativas», como los formularios 1099.

El umbral actual es bastante bajo: una empresa que paga a determinados contratistas y beneficiarios un total de 600 USD o más (a cada uno) a lo largo del año debe presentar un formulario 1099 para cada contratista y beneficiario individual. Eso significa que el número de declaraciones puede aumentar rápidamente, especialmente para las empresas más grandes. Otros requisitos complican aún más las cosas:

• Si una empresa no tiene la información correcta para completar un formulario 1099, se debe enviar un W-9 al contratista o beneficiario para recopilar datos como el número de identificación fiscal. 
• Los formularios 1099 deben enviarse al contratista o beneficiario, además de presentarse ante el IRS.
• Cualquier entidad que presente 10 o más formularios 1099 está obligada a hacerlo por vía electrónica, lo cual ya de por sí es un proceso complejo.

No es de extrañar que las empresas confíen en firmas como Armanino para que se encarguen de todo esto por ellas; no solo es un engorro gestionar los formularios 1099 y W-9, sino que además el incumplimiento conlleva multas y sanciones. Y por eso Armanino confía en Avalara para agilizar el proceso. Al fin y al cabo, las obligaciones relacionadas con los formularios 1099 ya son bastante complicadas para una sola empresa; gestionarlas manualmente para miles de clientes sería una pesadilla.

Antes de implementar Avalara 1099 & W-9, Armanino utilizaba diferentes sistemas y procedimientos en sus más de 20 oficinas. «Pensamos: “Podemos mejorar esto”», afirma Max Langfield, miembro del equipo BOS de Armanino y especialista en el cumplimiento de la normativa sobre el formulario 1099. «[Estandarizar el proceso] puede liberar a nuestro equipo de atención al cliente, que así podrá ofrecer un servicio más personalizado, mientras que nosotros, en la trastienda, nos encargamos de esta tarea administrativa relativamente rutinaria».

Esto aumentó significativamente la productividad y la eficiencia, reduciendo el tiempo de procesamiento a la mitad: con la automatización, la presentación de este formulario lleva solo entre 15 y 30 minutos, según Tyler DeWitt, consultor sénior de la firma. El cambio ahorró cientos de horas casi de inmediato, lo que llevó a Armanino a adoptar la solución de Avalara en toda la empresa. «Nuestra automatización funcionaba unas 20 horas al día, pero nosotros no trabajábamos 20 horas», dice Tyler. «Así que, mientras estamos de vacaciones, podemos seguir procesando estos formularios 1099».

Tyler afirma que la flexibilidad de Avalara 1099 & W-9 es su mayor característica, ya que agiliza y hace más precisa la entrada y salida de datos, incluso para clientes empresariales que utilizan sistemas de contabilidad anticuados. Si el sistema del cliente puede exportar a un archivo de Excel o .csv, este se puede importar fácilmente a Avalara. (La solución puede importar directamente desde la mayoría de los sistemas ERP, contables y de ventas en línea más recientes).

Max añade que a menudo recibe comentarios de empresas que han utilizado otras soluciones que carecen de las capacidades de Avalara, y que los clientes agradecen la nueva rapidez y fiabilidad. «Acuden a nosotros abrumados por esta carga, y nosotros podemos liberarlos de ella», afirma. «Se les nota el alivio».

El servicio de atención al cliente de Avalara es otra ventaja clave, según Tyler: «Si tenemos algún problema porque algo no funciona como debería, o si necesito una aclaración sobre un aviso, les envío un mensaje o un correo electrónico, y me responden en una hora como máximo».

Hoy, gracias al poder de la automatización, Armanino solo necesita un equipo central de seis empleados para gestionar decenas de miles de formularios 1099 para clientes: más de 76 000 formularios para más de 4 000 clientes solo en 2025. Tyler afirma que más de la mitad de las plantillas 1099 enviadas por los clientes de la empresa en 2025 pudieron validarse y presentarse automáticamente, sin que el equipo encargado de los formularios 1099 tuviera siquiera que intervenir.

Esa eficiencia y flexibilidad va a ser aún más importante en los próximos años —tanto para Armanino como para sus clientes—, porque los requisitos del IRS no dejan de cambiar. En los últimos años, la agencia ha reducido el umbral para la declaración de pagos, ha disminuido el número de formularios que requieren la presentación electrónica y ha realizado otras revisiones.

Un cambio que está teniendo un impacto enorme en los vendedores y revendedores en línea es la obligación de presentar los formularios 1099-K, que suelen estar relacionados con los marketplaces en línea, las aplicaciones de pago y las entidades de liquidación. El importe mínimo solía ser de 20 000 USD, pero ha bajado a 5000 USD y está a punto de descender aún más: en 2026 será de 2500 USD, y algunos creen que podría llegar a 600 USD en 2027.

Es fundamental que las empresas (y los despachos) estén al día en todo momento a lo largo del año, no solo cuando llega el momento de presentar las declaraciones en enero; por eso, Avalara 1099 & W-9 ofrece funciones de gestión para crear un proceso de cumplimiento normativo que abarque todo el año.

«La clave para que enero sea lo más sencillo posible es hacer el trabajo antes de enero, para asegurarse de que todo esté en orden antes de llegar a ese momento», afirma Max. «Siempre le decimos a la gente: si esperas hasta diciembre, puede que no haya ningún problema, pero no hay garantía».

Es clave contar con el socio adecuado a tu lado. Armanino y Avalara permiten a los propietarios de negocios y ejecutivos centrarse en su empresa, en lugar de dedicar tiempo a tareas administrativas como el cumplimiento de la normativa tributaria. «No vamos a deciros cómo llevar vuestro negocio —dice Tyler—, pero sí os diremos lo que tenéis que hacer para cumplir la normativa, y os quitaremos ese peso de encima».