Aseptico agiliza la gestión del impuesto sobre las ventas

Fundada en 1975, Aseptico fabrica y distribuye equipos odontológicos de alta calidad, como sistemas de implantes, endodónticos y odontológicos portátiles, a clientes de 40 estados y más de 125 países.

Aseptico estaba registrada, recaudando y remitiendo impuestos sobre las ventas en cinco estados. Sin embargo, la empresa sospechaba que tenía obligaciones adicionales debido a su amplia presencia comercial y a sus canales de venta en expansión. Aseptico se sometió a un estudio de nexo fiscal que confirmó que no estaba recaudando ni remitiendo impuestos en algunos estados donde tenía nexo fiscal.

«Nuestro propietario quería cumplir con la normativa, pero el volumen y la complejidad superaban nuestras capacidades, dado el tamaño de nuestra empresa», afirma el director financiero, Paul Jackson. «Era más barato automatizar, porque no teníamos los recursos para gestionarlo todo». 

Antes de implantar Avalara 1099 & W-9, Armanino utilizaba diferentes sistemas y procedimientos en sus más de 20 oficinas. «Pensamos: Podemos mejorar esto», afirma Max Langfield, miembro del equipo BOS de Armanino y especialista en el cumplimiento de la normativa sobre el formulario 1099. «[Estandarizar el proceso] puede liberar a nuestro equipo de atención al cliente, que así podrá ofrecer un servicio más personalizado, mientras que nosotros, en la trastienda, nos encargamos de esta tarea administrativa relativamente rutinaria».

Esto aumentó significativamente la productividad y la eficiencia, reduciendo el tiempo de procesamiento a la mitad: con la automatización, la presentación de este formulario lleva solo entre 15 y 30 minutos, según Tyler DeWitt, consultor sénior de la firma. El cambio supuso un ahorro de cientos de horas casi de inmediato, lo que llevó a Armanino a implantar la solución de Avalara en toda la empresa. «Nuestro sistema de automatización funcionaba unas 20 horas al día, pero nosotros no trabajábamos 20 horas», afirma Tyler. «Así que, mientras estamos de vacaciones, podemos seguir procesando estos formularios 1099».

Tras completar su estudio de nexo, Aseptico contrató los servicios de Avalara Voluntary Compliance & VDA Services en aquellos estados en los que existía una obligación anterior. El proceso del acuerdo de declaración voluntaria (VDA) permitió a Aseptico regularizar sus obligaciones fiscales anteriores.

Mientras trabajaba en el estudio de nexo fiscal y los VDA, Paul descubrió el programa de armonización del impuesto sobre las ventas (SST) y los beneficios de trabajar con un proveedor de servicios certificado por SST (CSP), como Avalara.

«Algunos de los estados que teníamos que añadir eran estados miembros de la SST», explica Paul, «así que tenía sentido participar, ya que cumplíamos los requisitos para obtener la condición de voluntarios en esos estados».

Una vez finalizado el proceso VDA, Paul se preparó para registrarse en los demás estados que no estaban sujetos a SST y en los estados miembros de SST. Entonces, el Tribunal Supremo falló a favor del estado en el caso Dakota del Sur contra Wayfair, Inc., lo que apoyó aún más la decisión de Paul de registrarse en todos los estados sujetos a SST.

«Cuando llegó la sentencia del caso Wayfair, lo único que tuvimos que hacer fue apretar el gatillo», dice Paul. Envié un correo electrónico a mi gestor de cuentas de Avalara y el equipo de SST se puso en contacto conmigo. Me hicieron algunas preguntas, me registraron, configuraron los calendarios de presentación y empezaron a hacer las declaraciones. Como estábamos tan preparados, todo el proceso duró menos de un mes».