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Fabricación

Un proveedor de la lista Fortune 500 gana confianza en materia tributaria gracias a Avalara

Resultados

Mejor cumplimiento normativo

Sistemas integrados

Procesos mejorados

Información general sobre la empresa

Desde el diseño y la ingeniería a medida hasta la fabricación, la instalación y el mantenimiento, Atlas gestiona proyectos de carteles de marcas para numerosas cadenas nacionales que figuran en la lista Fortune 500. Cuando conduces por la carretera y ves carteles de marcas nacionales de casi cualquier sector, es muy probable que se trate de proyectos de Atlas.

Retos en materia de impuestos

Con sede en West Palm Beach, Florida, Atlas posee instalaciones en todo el país y presenta declaraciones de impuestos en más de 50 jurisdicciones en 47 estados. Los tipos impositivos y la normativa sobre carteles son complejos, ya que dependen de si el cartel está fijado a un edificio, de cómo está fijado y de si se trata de un edificio nuevo o ya existente. Además, el panorama fiscal cambia constantemente de una jurisdicción a otra.

 

«Solía recibir tres notificaciones a la semana de distintas jurisdicciones de todo el país, en las que se anunciaban nuevos cambios en sus normas y tipos del impuesto sobre las ventas», afirma el director financiero Gary Bennett. «¿Quién puede estar al día con todo eso?»

 

El equipo de Gary actualizaba manualmente su tabla interna de tipos impositivos cada año, pero nunca se sentían seguros de la exactitud de sus datos en todas las jurisdicciones en un momento dado. A pesar de sus esfuerzos, Gary y su equipo sabían que probablemente estaban recaudando y declarando impuestos de forma incorrecta. «Esa sensación de estar siempre expuestos nos llevó a buscar una solución mejor», recuerda Gary.

¿Por qué Avalara?

«Estudiamos varias soluciones con el objetivo de encontrar una que se integrara a la perfección con nuestro sistema ERP local», explica Gary. Atlas utiliza Aptean Made2Manage ERP, un sistema ERP muy usado entre los fabricantes.

 

Progressive Edge, una empresa con sede en Milwaukee que presta servicios relacionados con Aptean Made2Manage a usuarios como Atlas, ya había desarrollado una integración para Avalara. Al final, la capacidad de Avalara para integrarse con el ERP Aptean Made2Manage fue lo que la convirtió en la elección correcta para Atlas.

Integración

«Progressive Edge ayuda constantemente a sus clientes a ponerse en marcha rápidamente con AvaTax», afirma Greg Chapman, vicepresidente sénior de desarrollo empresarial de Avalara. “Los socios tecnológicos de Avalara destacan por comprender las necesidades de sus clientes y ayudarles a implementar una solución para agilizar el cumplimiento de la normativa tributaria, lo que en última instancia les ahorra tiempo y dinero, a la vez que reduce el riesgo”.

Una vez que Atlas se actualizó a la última versión del ERP Aptean Made2Manage, solo hizo falta poco tiempo para integrar los cálculos totalmente automatizados de los impuestos sobre las ventas de AvaTax en el sistema ERP local. «Progressive Edge lo ha bordado», dice Gary. «Fue extremadamente fácil de implementar y funciona a la perfección». 

 

Atlas ha estado utilizando la integración con AvaTax y Avalara Returns desde el verano de 2017.

"Necesitábamos un grado mucho mayor de precisión y confianza, y un nivel mucho menor de esfuerzo y preocupación. Ahora tan solo hay que pulsar un botón. Realmente hace que nuestro proceso de cobro funcione de una manera mucho más fluida».

  • — Gary Bennett 
  • CFO

 

Resultados

Gary menciona numerosas ventajas de utilizar el sistema totalmente conectado. En primer lugar, ha reducido la exposición de la empresa a errores en el cálculo del impuesto sobre las ventas, ya que los tipos impositivos de AvaTax, una solución basada en la nube, son los más actualizados en todas las jurisdicciones.

«Ahí hay mucho valor», dice Gary. “Teníamos el equivalente a una persona a tiempo completo intentando, con distintos grados de éxito, asegurarse de que se aplicaran los tipos impositivos correctos. La automatización de los cálculos del impuesto sobre las ventas y su integración en el ERP Aptean Made2Manage nos permitió reorientar esa energía y ese esfuerzo hacia proyectos contables más importantes».

«Ahora tan solo hay que pulsar un botón. Obtienen la respuesta en cuestión de segundos, y es precisa. Realmente hace que nuestro proceso de cobro funcione de una manera mucho más fluida».

  • — Gary Bennett
  • CFO

 

La automatización también redujo las dificultades en el proceso de venta y alivió algunas frustraciones entre los responsables del programa Atlas y sus clientes. Antes de implantar el nuevo sistema, cuando un responsable de programas elaboraba un presupuesto para un cliente, llamaba al departamento de contabilidad para consultar los tipos del impuesto sobre las ventas y, a continuación, introducía manualmente el tipo en el presupuesto. Una vez emitida la orden de venta, el director del programa siguió el mismo proceso para crear la factura. Si el tipo impositivo que figura en la factura no coincidiera con la del presupuesto, es probable que la factura fuera rechazada y que el jefe de proyecto tuviera que volver a hacer el trabajo. «Ahora tan solo hay que pulsar un botón», dice Gary. “Obtienen la respuesta en cuestión de segundos, y es precisa. Realmente hace que nuestro proceso de cobro funcione de una manera mucho más fluida».

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