Bartlett Bearing Company facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de impuestos sobre las ventas

En 1951, Thomas Bartlett empezó a vender rodamientos desde el maletero de su coche, utilizando su garaje como almacén. Con el tiempo, su hija Gayle se hizo cargo del negocio y lo amplió hasta contar con seis establecimientos en Estados Unidos. Hoy en día, Bartlett Bearing Company distribuye rodamientos y otros componentes de transmisión de potencia a talleres de reparación de motores por todo el país.

A pesar del impresionante crecimiento de Bartlett Bearing, a día de hoy sigue siendo una empresa familiar. «Uno de nuestros vicepresidentes lleva aquí más de 40 años», afirma Sarah Musser, directora de operaciones de la empresa e hija de Gayle. «El crecimiento de la empresa y el panorama fiscal, en constante evolución, exigían un enfoque fiscal más moderno», explica Sarah.

La gestión documental era un gran desafío para Sarah y su equipo. «La gran mayoría de nuestros clientes están exentos de impuestos», comenta Sarah. «Almacenar los certificados y mantenerlos actualizados y organizados era una montaña de trabajo. Además, la complejidad del impuesto sobre las ventas en general… Creo que es imposible que alguien pueda estar al día de unos tipos que cambian constantemente».

The Mesa Group, socio de sistemas empresariales de Bartlett Bearing, presentó algunas opciones para aliviar sus problemas con los impuestos sobre las ventas. Uno de los criterios clave fue la capacidad de integrarse con Iptor DC1, el sistema ERP de Bartlett Bearing, lo que redujo aún más la lista.

Con seis locales, a la empresa también le preocupaba la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres. «Si nuestro local de Filadelfia se incendiara», se pregunta Sarah con preocupación, «¿podríamos volver a ponerlo en marcha en 24 o 48 horas?»

Al final, Bartlett Bearing buscaba una solución que no estuviera vinculada a una única ubicación física, y la suite de cumplimiento fiscal basada en la nube de Avalara se perfiló como la opción más obvia.

Con la integración preestablecida entre Avalara e Iptor, creada por The Mesa Group, la implementación fue bastante fácil, aunque no estuvo exenta de desafíos, recuerda Sarah. La mayoría de los desafíos tuvieron que ver con poner en orden los datos de la empresa. Por ejemplo, había que actualizar los certificados de exención, y algunos de los datos de las direcciones de los clientes de Bartlett debían ser validados por Avalara AvaTax.

Todo el trabajo de implementación se resolvió con la ayuda experta tanto de Avalara como de The Mesa Group. Bartlett Bearing implementó Avalara AvaTax, Avalara Returns y Avalara CertCapture, todos integrados con Iptor.