BRANY International se beneficia de la automatización de la gestión del impuesto sobre las ventas

La Alianza de Investigación Biomédica de Nueva York (BRANY) ofrece servicios para ayudar a los promotores e investigadores científicos a llevar a cabo ensayos clínicos de forma eficiente y a superar las revisiones de las juntas o comités. En sus inicios, BRANY colaboraba principalmente con hospitales y centros médicos universitarios del área metropolitana de Nueva York, pero ahora colabora con equipos y organizaciones de todo Estados Unidos.

Un par de adquisiciones clave permitieron a la organización dar el salto a la formación en línea en el ámbito de la investigación clínica y del comportamiento social, así como a la consultoría presencial y a distancia para programas de cumplimiento normativo en materia de investigación. Con los nuevos servicios llegaron nuevos mercados geográficos y una nueva complejidad, especialmente en torno a los impuestos.

«Esas dos adquisiciones nos convirtieron en una empresa de ámbito nacional», afirma la vicepresidenta ejecutiva y directora financiera, Joanne Nicholson. «De repente, estábamos vendiendo cursos online por todo el país y teníamos consultores en varios estados».

En muy poco tiempo, BRANY pasó de estar registrada a efectos del impuesto sobre las ventas en un solo estado a estarlo en 28 estados. Dado que cada estado aplica un régimen fiscal diferente a los servicios, Joanne sabía que BRANY necesitaba una solución para agilizar el proceso de cálculo del impuesto sobre las ventas y reducir el riesgo. Programar el sistema de comercio electrónico interno de BRANY para que realizara los cálculos resultaría complicado y no garantizaría la precisión que necesitaban.

«Hablamos con varias personas, incluidos nuestros auditores, y el primer nombre que todos mencionaron fue Avalara», recuerda Joanne. «Uno de mis compañeros de trabajo usó Avalara en una empresa anterior, así que confiamos mucho en esa recomendación». Una vez que analizamos los precios e hicimos algunos cálculos, supimos que Avalara era la opción adecuada.

BRANY necesitaba que Avalara AvaTax se integrara con su sistema de comercio electrónico, así como con QuickBooks Desktop, que la empresa utiliza para facturar sus servicios de formación en línea. «La integración de QuickBooks fue muy, muy fácil», dice Joanne. «Lo hicimos en dos reuniones, y la única razón por la que necesitamos dos fue porque tuvimos que superar los cortafuegos de un proveedor externo que aloja todas nuestras funciones de TI».

La integración con el sistema de comercio electrónico de BRANY llevó un poco más de tiempo. Según Joanne: «Tuvimos que analizar todos nuestros servicios y adaptarlos cuidadosamente a los requisitos fiscales de cada estado». Por ejemplo, Virginia Occidental considera la educación en línea gravable a menos que tenga una designación de educación continua (CE). Tenemos cursos que cuentan con acreditación CE y otros que no. Asegurarnos de que ese tipo de personalizaciones se llevaran a cabo correctamente fue una tarea preliminar importante que tuvimos que realizar, y el equipo de Avalara nos ayudó mucho ofreciéndonos orientación durante todo el proceso. Una vez hecho esto, la integración técnica fue muy sencilla.