Cram-A-Lot arrasa con el impuesto sobre las ventas

Con sede en Springdale, Arkansas, Cram-A-Lot ayuda a algunas de las empresas más grandes del mundo a gestionar sus programas de residuos y reciclaje al menor coste posible. Cuando esta empresa fabricante de compactadoras y empacadoras, en plena expansión, necesitó reducir su pesada carga administrativa en materia fiscal, recurrió a Avalara.

Cram-A-Lot se vio obligada a presentar declaraciones en 45 estados, lo que supuso una pesada carga de trabajo mensual en materia de impuestos sobre las ventas para el equipo financiero. El director financiero, Jim Stuckey, calcula que, por lo general, un miembro de su departamento dedicaba tres semanas al mes a preparar y presentar hasta 70 declaraciones del impuesto sobre las ventas, mientras que otras responsabilidades quedaban desatendidas.

Para complicar aún más las cosas, el antiguo proveedor de soluciones de automatización fiscal de Cram-A-Lot enviaba las actualizaciones trimestrales de los tipos impositivos en un CD. El personal de TI tuvo que actualizar la base de datos interna de la empresa con los tipos impositivos nuevos. Según Jim, «puede que dentro de seis meses te des cuenta de que estabas aplicando un tipo impositivo incorrecto». Esto puso en riesgo a la empresa. En un caso, un auditor estatal reclamó el pago de impuestos atrasados por valor de 20 000 dólares, sin contar los intereses ni las sanciones.

La carga de calcular los impuestos también ralentizó al equipo de ventas. Un comercial que intentase elaborar un presupuesto podría tener que llamar para comprobar si 30 partidas diferentes están sujetas a impuestos, cada una de las cuales habría que consultar por separado, lo que ralentizaría la generación de ingresos y podría poner en peligro la venta.

Además de los problemas con las devoluciones, la actualización de los tipos impositivos y las ventas, Cram-A-Lot utilizaba el «método de la caja de zapatos» para recoger y guardar los certificados de exención de los clientes. Resultó imposible mantener los certificados actualizados y accesibles en caso de auditoría.

Cram-A-Lot identificó tres requisitos indispensables que debía cumplir un nuevo sistema de automatización de impuestos sobre las ventas:

• Tasas impositivas en tiempo real
• La capacidad de personalización para artículos con normas fiscales especiales
• Fácil integración con Infor SyteLine (ahora CloudSuite Industrial)

La solución para calcular el impuesto sobre las ventas de Avalara se posicionó rápidamente como la mejor opción. Dado que AvaTax se ofrece como un servicio en la nube, Cram-A-Lot aplica normas y tasas impositivos actualizadas continuamente a cada partida cuando se produce la transacción.

Los datos sobre el impuesto sobre las transacciones de AvaTax se envían a Avalara Returns, que automatiza la presentación de declaraciones en todas las jurisdicciones. Ahora, en lugar de pagar a cada jurisdicción por separado, Cram-A-Lot realiza un único pago ACH a una cuenta protegida, y Avalara Returns se encarga de las declaraciones y los pagos individuales.