Delta Defense se adapta sin problemas con Avalara y Zuora

Delta Defense es el proveedor de servicios de la Asociación Estadounidense de Porte Oculto de Armas (USCCA), y ofrece formación, entrenamiento y un seguro de responsabilidad civil en materia de defensa propia para propietarios de armas responsables. «Protegemos la vida, la libertad y la situación financiera de nuestros socios», explica Jon Mayhak, director de TI y aplicaciones empresariales.

Para los miembros de la USCCA, lo importante es estar preparados: tomar decisiones con conocimiento de causa, formarse adecuadamente y contar con un sólido apoyo jurídico y financiero tras un incidente de legítima defensa. Como señala Tim Abler, vicepresidente de Finanzas: «Estamos ahí para ayudar a los socios a afrontar el proceso legal tras un incidente de legítima defensa».

Delta Defense ha experimentado un rápido crecimiento que ha supuesto tanto un éxito como un reto. En 2013, la empresa contaba con 20 empleados y menos de 50 000 miembros. Hoy cuenta con una base de 850 000 suscriptores. Una expansión tan rápida puso a prueba la infraestructura de la empresa. «Estábamos usando un sistema propio», admite Jon. «Se estaba desmoronando sobre sí mismo. «Por aquel entonces, gestionar 50 000 suscripciones ya era todo un reto».

A medida que la empresa crecía, su oferta pasó de limitarse a la venta de suscripciones a revistas a incluir paquetes de afiliación completos que abarcaban seguros y contenidos digitales, lo que hizo que su proceso de cumplimiento de las obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas resultara cada vez más arriesgado. «Decir que cumplíamos la normativa sería exagerar», confiesa Tim, que llegó en 2019 y recibió un toque de atención. «Al mes de empezar en el puesto, me cayó una auditoría de impuestos sobre las ventas de Texas. Tuvimos que revisar los registros de la era anterior a Avalara, y el sistema era una pesadilla», recuerda. Afortunadamente, Avalara se había implementado en 2013 y proporcionó informes fiables que ayudaron a resolver la auditoría de manera eficiente.

La complejidad del producto de Delta Defense —una combinación de servicios de suscripción exentos de impuestos, revistas impresas gravadas y contenido digital con impuestos variables— no hizo más que agravar el problema. «No podíamos crear un equipo para analizar si los contenidos digitales están sujetos a impuestos en todos los condados de Ohio en comparación con las ciudades de California», explica Tim. «Recurrimos a la automatización y la experiencia de Avalara para que fuera manejable».

A medida que el sistema desarrollado internamente por Delta Defense se quedó obsoleto, la empresa estudió diferentes opciones de tecnologías escalables. Al principio, intentó crear una solución personalizada, pero no funcionó. «Estuvimos un año trabajando con otra empresa, pero el proyecto se vino abajo», dice Jon. Este error llevó a la empresa a explorar soluciones de software consolidadas, decantándose finalmente por Avalara para cumplir con la normativa del impuesto sobre las ventas y por Zuora para la gestión de suscripciones y la facturación.

La integración entre Zuora y Avalara resultó ser un cambio revolucionario. Juntos, los sistemas crearon eficiencias que ninguno de ellos podría lograr por sí solo. «La sincronización de datos de Zuora con Avalara fue clave», añade Jon. «Nos garantizó unos cálculos y una presentación de declaraciones de impuestos sin contratiempos a medida que íbamos creciendo, lo que contribuyó a eliminar los cuellos de botella y los errores manuales».

Junto con Salesforce y NetSuite, Zuora y Avalara formaron la columna vertebral de la infraestructura operativa de Delta Defense. Jon señala: «Hemos pasado de 50 000 a 850 000 miembros sin que el sistema se haya colapsado». Estas herramientas también dan respuesta a las necesidades del creciente segmento B2B, como las suscripciones colectivas para organizaciones tales como los equipos de seguridad de las iglesias. «La capacidad de Avalara para gestionar exenciones y grandes volúmenes de transacciones ha supuesto un antes y un después», afirma Tim.

La filosofía de Delta Defense es clara: centrarse en los puntos fuertes fundamentales y recurrir a socios de confianza para las necesidades especializadas. «Si puedes comprarlo, cómpralo», enfatiza Jon. “Buscamos empresas como Avalara y Zuora que hagan una cosa realmente bien y sigan mejorando. Eso nos permite centrarnos en lo que nos hace únicos.