Automatización integral con Elettric80 y Avalara

Con sede en Viano, Italia, Elettric80 diseña y construye maquinaria robótica para almacenes, carretillas elevadoras guiadas por láser, sistemas de almacenamiento de alta densidad y el software para gestionarlo todo. Cuando abrieron una filial estadounidense en Skokie, Illinois, la empresa experimentó un tremendo crecimiento, rápidamente.

El reducido equipo administrativo de Skokie se veía desbordado gestionando los certificados de exención, las declaraciones, la base de datos de tipos impositivos sobre las ventas, en constante cambio, y las modificaciones derivadas de las fusiones y adquisiciones de los clientes.

«Se nos estaba haciendo difícil mantenernos al día con los cambios en el impuesto sobre las ventas», dice Julie Meredith, directora de contabilidad y administración de Elettric80. «Era un proceso bastante manual, y esperábamos aliviar a nuestro equipo administrativo de parte de ese trabajo adicional: configurar las tasas impositivas de los nuevos clientes, gestionar la base de datos de tasas impositivas, gestionar los certificados de exención y mantenernos al día de la normativa fiscal en Estados Unidos y Canadá. En algunas ocasiones nos hemos enterado de un cambio en las tasas impositivas gracias a un cliente, o porque nuestras cifras no cuadraban al presentar una declaración. A medida que vas creciendo, ese tipo de errores salen cada vez más caros».

«Nuestro principal requisito era que la solución estuviera basada en la nube», afirma Luciano Spotti, responsable de TI de la empresa. «No quería nada que tuviéramos que instalar in situ, porque estamos centrados en reducir el esfuerzo interno necesario para mantener las soluciones de TI».

«No vendemos un millón de SKU diferentes, así que no queríamos algo supercomplejo», añade Julie. «En realidad, solo necesitábamos algo que automatizara el proceso, lo hiciera más objetivo y fuera fácil de usar».

Basándose en esos requisitos y en la necesidad de integrar la solución con SAP, el equipo eligió a Avalara, que incorporó a DuCharme, McMillen & Associates (DMA), un socio con experiencia en integración de SAP.

Una vez que el equipo se decidió por Avalara, la implementación avanzó rápidamente. «Creo que tuvimos dos reuniones», recuerda Luciano. «Una para firmar el contrato con Avalara a principios de noviembre, y otra para reunirme con DMA una semana después para hablar sobre la configuración y la planificación del proyecto». Solo tardamos unos días en configurar SAP para la integración, ya que, básicamente, solo Julie y yo tomábamos las decisiones. Fue un proceso muy breve».

Tras realizar pruebas internas de los sistemas durante unas semanas, Elettric80 puso en marcha Avalara AvaTax, Avalara Returns y Avalara CertCapture.