Equipment Corporation of America ahorra tiempo y dinero gracias a Avalara

Equipment Corporation of America (ECA) provee maquinaria pesada para proyectos de perforación, hincado de pilotes, elevación de cargas, aparejos, muros pantalla, mezclado de suelos y estabilización de terrenos. El equipo se puede comprar o alquilar, y la empresa ofrece repuestos y servicio técnico, además de asesoramiento. La lista de proyectos de ECA, que parece no tener fin, incluye los trabajos de cimentación del World Trade Center, el Monumento a los Veteranos de Vietnam, el Monumento a Thomas Jefferson, la presa Hoover, el metro de Washington, el Big Dig, el metro de Toronto y casi todos los estadios al este del Misisipi. Fundada en 1918, la empresa cuenta actualmente con nueve sucursales que se extienden desde Toronto hasta Jacksonville (Florida) y desde Washington, D.C. hasta Milwaukee (Wisconsin).

«Cuando empecé aquí hace 15 años, solo teníamos 3 sucursales y recaudábamos el impuesto sobre las ventas en 7 o 10 estados», dice Becky Wade, contable de ECA. “Ya era bastante confuso. En el departamento solo éramos cuatro y siempre estábamos desbordados. Ninguno de los demás departamentos podía encargarse de su propia facturación porque teníamos una carpeta enorme llena de códigos, para mano de obra, transporte, venta de piezas y venta de equipos, que, al parecer, había que modificar o actualizar cada día». «El estrés que me causaba el impuesto sobre las ventas era enorme», continúa Becky. «Siempre te preocupa si lo estás haciendo bien, y el tiempo es un factor importante». Si no lo has hecho bien y tienes que rectificar una declaración, puedes pasarte un buen rato al teléfono con la administración estatal… bueno, fue una pesadilla». Para colmo, Becky afirma que los presupuestos de venta de ECA nunca eran precisos. «Al final de la página había una nota legal que indicaba: No incluye el impuesto sobre las ventas». Lo peor de todo fue que, según cuenta Becky, cuando el estado de Nueva York sometió a la empresa a una auditoría, tanto el proceso como el resultado fueron catastróficos. «Todos tuvimos que echar una mano», recuerda Becky, «sacando facturas de las cajas y buscando números, y la empresa acabó pagando una cantidad considerable».

Poco después de la auditoría de Nueva York, Becky y el vicepresidente de finanzas, Jamie Govey, asistieron a una reunión de un grupo de usuarios dedicada a Equipment Business Software (eBS) Next, en cuya agenda figuraba un representante de Avalara. Después de la reunión, se reunieron con el representante de Avalara. «Queríamos saber más y entonces empezamos a darnos cuenta de lo que nos facilitaría la vida», dice Becky, «y de lo fácil que podría haber sido esa auditoría».