IDville reduce costes y aumenta la eficiencia con Avalara y SalesPad de Cavallo®

IDville es una empresa líder en soluciones de identificación, especializada en sistemas de control de acceso mediante tarjetas, tarjetas de identificación para empleados, sistemas de impresión de documentos de identidad y accesorios. Con sede en Kentwood, Míchigan, la empresa sigue una estrategia de marketing multifacética, que combina las ventas directas, los mercados online como Amazon y Staples, y un programa de catálogos a nivel nacional, mediante el cual envía 3 millones de catálogos a empresas cada año. Con un equipo reducido pero muy eficiente de 17 personas, la empresa gestiona múltiples pedidos al día y presta servicio a sectores como la educación, la sanidad y la seguridad corporativa.

A medida que IDville ampliaba su presencia a nivel nacional, el cumplimiento de la normativa tributaria se fue volviendo cada vez más complejo. Con nexos fiscales presentes en 35 estados, gestionar manualmente las obligaciones en varios estados requería mucho tiempo y generaba errores. Los requisitos de registro y concesión de licencias variaban en cada estado, lo que dificultaba su seguimiento y aumentaba el riesgo de incumplimiento. La presentación manual de las declaraciones provocaba retrasos y errores, lo que daba lugar a multas y sanciones.

Otro reto importante fue la gestión de las ventas exentas de impuestos para los sistemas escolares, en las que la falta de certificados retrasaba la tramitación de las facturas y suponía una carga administrativa adicional.

El enfoque de ventas multicanal de IDville, que incluye el comercio electrónico, los mercados online y los catálogos, aumentó la complejidad de la gestión fiscal, lo que exigía una solución escalable, integrada y automatizada para gestionar las obligaciones fiscales en cada paso del proceso.

Antes de Avalara, IDville recurría a un proveedor de servicios para gestionar el cumplimiento normativo, pero se enfrentaba a dificultades provocadas por la irregularidad en la atención al cliente. Los errores en la presentación de declaraciones de impuestos provocaron sanciones, y la gestión de los certificados de exención se complicó. La empresa necesitaba un sistema que pudiera integrarse con Microsoft Dynamics GP y SalesPad para optimizar la gestión del impuesto sobre las ventas.

La integración de Avalara con SalesPad ayudó a IDville a mejorar la gestión de pedidos y a gestionar el cumplimiento normativo con una mínima intervención manual. Al adoptar ambas soluciones, IDville automatizó los cálculos de impuestos, optimizó la gestión de las exenciones e integró el cumplimiento normativo en su flujo de trabajo, lo que redujo la introducción manual de datos y permitió presentar declaraciones más precisas en todos los estados en los que recauda y paga el impuesto sobre las ventas.