LAZ Parking reduce el riesgo de incumplimiento con Avalara

LAZ Parking, fundada en Hartford (Connecticut) en 1981, es una de las empresas de aparcamientos más grandes y de más rápido crecimiento de los Estados Unidos. Gestionan más de 1,2 millones de plazas de aparcamiento, repartidas en más de 3100 ubicaciones, en 35 estados. Con cuatro décadas de experiencia ofreciendo servicios de gestión de aparcamientos, transporte y movilidad, LAZ opera de forma fluida en una amplia variedad de segmentos de mercado, entre los que se incluyen el sector hotelero y de servicio de aparcacoches, edificios de oficinas, el sector sanitario, aeropuertos y transporte, campus universitarios, administración pública y municipal, comercio minorista, eventos, edificios residenciales y servicios de transporte.

El crecimiento de LAZ Parking se ha disparado en los últimos años, tanto de forma orgánica como mediante adquisiciones, lo que ha incrementado la carga de trabajo y la complejidad de los requisitos asociados a las licencias comerciales de la empresa en múltiples niveles jurisdiccionales. El volumen de licencias, permisos y tasas necesarios aumentaron drásticamente por la rápida incorporación de nuevas líneas de negocio.

«Afortunadamente, tenemos buenas relaciones con la mayoría de las autoridades con las que tratamos», afirma Heather Parker, responsable de cumplimiento normativo. «Pero en algunos de nuestros mercados más importantes, no se tolera en absoluto el incumplimiento de la normativa. Simplemente te van a cerrar el negocio».

LAZ Parking cuenta con un departamento formado por tan solo dos personas que se encargan de gestionar los requisitos asociados a las licencias comerciales para todo el país. Para seguir el ritmo del importante crecimiento de la empresa, era evidente que implementar los sistemas y procesos adecuados iba a ser fundamental. Heather y su compañera, Sarah Parente, empezaron a organizar las licencias y los permisos necesarios mediante una hoja de cálculo de Excel, y con el tiempo pasaron a almacenar los documentos en una base de datos de creación propia. Aunque era más eficaz a la hora de almacenar licencias, su base de datos tenía limitaciones en cuanto a lo que podía ofrecer en términos de informes, notificaciones y otros aspectos. «No hacía lo que necesitábamos que hiciera. En realidad no gestionábamos las licencias; solo era un lugar donde guardarlas», admite Heather.

«Llevaba diez años pidiendo una solución como esta», dice Heather entre risas. «Ahora que nos hemos expandido a algunas ciudades en las que la normativa es muy estricta y su cumplimiento se vigila de cerca, y con todas nuestras adquisiciones, nos hemos convertido en un objetivo importante. Así que, el año pasado fui a ver a nuestro director financiero y le dije: «Lo vamos a hacer».

Varios factores hicieron que Avalara License Management (ALM) entrara en la lista de finalistas de LAZ Parking. El hecho de que ALM esté basado en la nube fue un punto a favor. «Como aquí funcionamos con un equipo reducido, no queríamos que nuestro personal de TI se encargara de ninguna parte de este sistema. Al final, solo tuvimos que facilitar nuestros datos y Avalara se encargó del resto. El equipo de gestión de proyectos y transición fue excelente», dice Heather.

Antes de que se completara el proyecto, LAZ Parking también implementó una personalización para gestionar su trabajo de fianzas. Gracias a ALM, pudieron optimizar sus extensas carteras de licencias comerciales y centralizarlas en una única base de datos segura, además de gestionarlas mediante herramientas de flujo de trabajo adaptadas a sus necesidades en un entorno colaborativo. Heather y Sarah ahora pueden garantizar el cumplimiento normativo continuo de la empresa gracias a un calendario dinámico y recuperar el tiempo que antes perdían en tareas repetitivas.