Apenas unos meses después de que Merle Norman Cosmetics lanzara su página web, la pandemia de la COVID-19 afectó a todo tipo de comercios minoristas. A medida que los estudios de Merle Norman Cosmetics comenzaron a cerrar a gran escala, el negocio del comercio electrónico se convirtió en el salvavidas de la empresa. La inversión en una solución automatizada para gestionar el impuesto sobre las ventas, fuertemente integrada con su sistema ERP, fue un acierto total.
«Vendemos en los cincuenta estados y en el Distrito de Columbia», explica Michael. «Presentamos declaraciones de impuestos en 37 estados con periodicidad mensual, trimestral o anual. Entre ellos se encuentran algunos de los estados más grandes de la Unión, con numerosas ciudades y numerosos condados, por lo que los requisitos en materia de cumplimiento normativo resultan bastante exigentes. No hay forma de que podamos hacerlo con nuestros propios medios. Por suerte, ya contábamos con Avalara».
Michael se sorprende de cuánto tiempo ahorran y de la confianza que les da la automatización y la integración, sobre todo a la hora de presentar las declaraciones con Avalara Returns. «Antes era un proceso muy laborioso ya que había que rellenar, literalmente, una declaración de impuestos, descargar la información de SYSPRO y dedicar un montón de tiempo a asegurarnos de que todo fuera correcto. Contamos con aproximadamente ochocientos códigos de acciones activos, y la sujeción a impuestos de cada uno de ellos varía de una jurisdicción a otra. Todo ello se ha clasificado correctamente, lo que facilita las cosas. «La vida de mi controlador financiero ha mejorado muchísimo ahora que la solución está tan optimizada, porque ahora sí que está en modo de revisión».
«La otra parte importante de nuestro negocio es la venta al por mayor», añade Michael, «y enseguida pensé: vale, vamos a utilizar esta solución automatizada».
El segmento mayorista del negocio vuelve a estar en pleno auge y una parte significativa de los ingresos de Merle Norman Cosmetics procede de estas ventas, muchas de las cuales están exentas de impuestos.
«Adquirir y gestionar los certificados de reventa solía ser un verdadero problema para nosotros», comenta Michael. «Nuestro representante me presentó la gestión de certificados de exención de Avalara, y ahora ese proceso está totalmente automatizado. Pusimos en marcha varias campañas que empezaron a generar de inmediato los certificados de reventa procedentes de los propietarios de los estudios, en lugar de que yo tuviera que estar haciendo mil y una llamadas para conseguir esos certificados. Y, por supuesto, (Avalara) AvaTax extrae esos datos para que los mayoristas exentos no tengan que pagar impuestos por los artículos destinados a la reventa. Se volverían locos si eso pasara».
«La principal forma en que Avalara nos ha ayudado en nuestro proceso de gestión de impuestos ha sido automatizando un proceso extremadamente complejo», concluye Michael. «El cumplimiento normativo no es negociable, pero no hay tiempo suficiente en el día a día, a menos que quieras crear un equipo dedicado exclusivamente a ello. La mayoría de los departamentos de contabilidad intentan hacer más con menos, y Avalara nos permite dedicar nuestro tiempo a abordar cuestiones empresariales. Así es como quiero que mi equipo emplee su tiempo y eso es lo que Avalara nos ha permitido hacer».
