Micro Matic presenta alrededor de 350 declaraciones de impuestos al mes en 31 estados. Nick cuenta que su director financiero solía dedicar entre cuatro y cinco días al mes a preparar las declaraciones de cada estado. Con Avalara Returns, su director financiero realizó esta misma tarea en 15-20 minutos.
El software también redujo el tiempo necesario para añadir un nuevo estado. «Antes, mi director financiero podía tardar días en añadir un estado», recuerda Nick, «haciendo que nuestro sistema generara los datos que necesitábamos para rellenar un formulario, enviándolo y, a continuación, extendiendo un cheque cuando era necesario». Todo ese tiempo se ha eliminado gracias al uso de Avalara. Ahora solo se tarda unos minutos en añadir un estado».
Texas volvió a auditar a Micro Matic a principios de 2021, esta vez para un periodo de tres años tras la implantación de Avalara AvaTax, Avalara Returns y Avalara CertCapture. Esta auditoría requirió mucho menos trabajo. «Pudimos responder a esta auditoría un 90 % más rápido gracias a que implementamos Avalara», afirma Nick. «Con CertCapture, puedo descargar fácilmente un archivo con certificados de exención según los parámetros de búsqueda que yo elija. Si quiero todos los certificados de Texas, por ejemplo, solo tardo unos minutos».
Nick se dio cuenta de que podía confiar en el cumplimiento normativo de Micro Matic. «Esta vez no le debíamos ni un dólar a Texas», dice. «Eso es una excelente muestra de lo bien que Avalara nos está ayudando a proteger la empresa. El factor del error humano queda eliminado casi por completo».
Nick también utiliza la función de campaña de CertCapture para gestionar los certificados de exención que van a caducar próximamente. «Por ejemplo, yo vivo en Florida, donde los certificados caducan cada año», afirma. «Empezamos a enviar mensajes en octubre o noviembre, y está genial tenerlos listos a principios de año». Sobre todo si lo comparamos con abonar un montón de facturas más adelante, cuando el cliente se da cuenta de que se le ha cobrado el impuesto sobre las ventas. Así también hemos ahorrado tiempo. Además, nuestros clientes tienen la sensación de que les estamos ayudando de forma proactiva a evitar esas molestias. Además, utilizamos esta función mensualmente para centrarnos activamente en los futuros certificados que van a caducar».
