Gestionar la complejidad del impuesto sobre las ventas era un trabajo a tiempo completo con una alta rotación. «Teníamos que contar con alguien dedicado casi a tiempo completo a supervisar la normativa de cada provincia, municipio y estado en el que vendemos», afirma Barb Mika, responsable de la contabilidad de ventas de la empresa. «La tasa de errores era muy elevada y nos habían auditado bastantes veces».
Oxbo gestionaba el impuesto sobre las ventas a través de su sistema ERP, una tarea laboriosa que requería mucho tiempo. «Tuvimos que investigar a fondo la legislación fiscal de cada estado que se aplica a la agricultura», explica Barb. «Después, había que añadir cada jurisdicción por separado a nuestros sistemas dispares y vincularlas entre sí. La configuración resultaba bastante complicada para cada estado. Nuestros sistemas nos limitaban mucho».
Sin un sistema automatizado para gestionar los certificados de exención, las auditorías resultaban especialmente difíciles. «Algunos de los certificados eran muy antiguos, otros se perdieron… No contábamos con un procedimiento para pedir a los clientes que nos enviaran formularios actualizados», explica Barb. A medida que la base de clientes de la empresa crecía rápidamente, el problema se agravó.
