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Testimonio de cliente

Pacon innova en la automatización del cumplimiento normativo

Resultados

Implementación flexible

Mejor cumplimiento normativo

Procesos mejorados

Información general sobre la empresa

Fundada en 1951, Pacon suministra productos educativos y artísticos a profesores, estudiantes y artistas. La empresa ha ampliado sus líneas de productos en los últimos años, en gran parte a través de adquisiciones que han añadido complejidad a las obligaciones asociadas al impuesto sobre las ventas de Pacon.

Retos en materia de impuestos

Con las adquisiciones de Pacon, los requisitos del impuesto sobre las ventas se complicaron y el cumplimiento normativo se ha convertido en un gran quebradero de cabeza. La incorporación de estados no hizo más que agravar las ineficiencias. El proceso de añadir un solo estado podría llevar hasta medio día para descargar y verificar las tasas impositivas actuales, y luego actualizar SAP.

 

Estos pasos debían repetirse para cada estado cada mes para mantenerse al día con los cambios de las tasas. «Utilizábamos la funcionalidad nativa de SAP», recuerda Joe Rossmeissl, el controlador financiero de la empresa. «Era difícil estar al día de todos los cambios en las tarifas impositivas en todas las jurisdicciones».

 

¿Por qué Avalara?

El experto fiscal de la auditora de Pacon recomendó Avalara, una solución basada en la nube que se integra con SAP (y cientos de otras aplicaciones empresariales) para automatizar el cálculo del impuesto sobre las ventas, la preparación y presentación de declaraciones y la gestión de certificados de exención.

 

Dado que la integración con SAP era primordial para Pacon, Avalara recurrió a DMA (DuCharme, McMillen & Associates), un socio especializado en la integración de la suite de Avalara con SAP. Joe y su equipo estudiaron otras dos soluciones, pero rápidamente vieron que Avalara era la elección correcta. «Hace todo lo que necesitamos, tiene un precio competitivo y parece una aplicación moderna», dice Joe. «Además, me gustó el equipo de DMA que nos lo enseñó. Desde el primer momento confié en su experiencia».

Implementación de Avalara con DMA

La implementación e integración fueron sorprendentemente fáciles, según Joe y su equipo. Avalara AvaTax y Avalara Returns se activaron en solo unos meses, a pesar de que el equipo estaba trabajando en otra adquisición durante el proyecto.

 

Además de la velocidad y la facilidad de implementación, a Joe y a su equipo les impresionó el compromiso y la creatividad de DMA a la hora de adaptar la solución a las necesidades específicas de Pacon, como la gestión de grupos de compra o la exención de clientes extranjeros.

 

«DMA nos guió y nos llevó de la mano durante todo el proceso», dice Joe. «En otras implementaciones que he llevado a cabo, es posible que la tercera parte nos haya sugerido una solución alternativa o nos haya dicho que «lo aceptáramos» porque nuestras necesidades son únicas. En cambio, DMA hizo que la solución funcionara específicamente para nuestro negocio. Esta es una de las implementaciones más sencillas que hemos llevado a cabo».

 

«Veo 46 estados en nuestro futuro, y creo que ahora será más fácil gracias a Avalara».

  • — Joe Rossmeissl
  • Controlador financiero de la empresa

 

Resultados

«El principal beneficio es la tranquilidad que te da saber que estamos haciendo las cosas bien», dice Joe. «Por ejemplo, aprendimos algunas cosas sobre nuestras declaraciones de impuestos en Arizona después de que Avalara empezara a presentarlas por nosotros…cómo utilizan los códigos de ubicación en comparación con cómo los habíamos estado utilizando nosotros». Y cada vez que hemos visto una discrepancia en una tasa impositiva, AvaTax ha resultado tener razón, lo que me sorprendió gratamente. Sin duda, es mucho más fácil de auditar que nuestra antigua forma de hacer las cosas; el hecho de que nuestros auditores sepan que usamos Avalara nos da mucha confianza.

 

Otra ventaja importante para una empresa de rápido crecimiento como Pacon es la facilidad con la que pueden añadir nuevos estados. «Es como pulsar un botón en AvaTax, y eso me gusta», dice Joe.

 

Pacon pudo cargar todos los estados con impuestos sobre las ventas al inicio de su implementación, ya que todavía están en fase de crecimiento. «Puede que no sea la forma en que todo el mundo implementa el paquete de Avalara, pero a nosotros nos funcionó», afirma. «Ahora ya estamos listos para seguir adelante. Hemos tenido una experiencia muy positiva y estamos contentos con el resultado».

 

 

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