A medida que ProviNET expandía tanto su presencia geográfica como su oferta de servicios, las obligaciones fiscales de la empresa se volvieron más complejas, lo que dificultó su cumplimiento. Los procesos manuales para calcular el impuesto sobre las ventas y gestionar las exenciones se volvieron demasiado arriesgados y laboriosos.
«Fue una tarea ardua», afirma Barb Cullinan, quien dirige los servicios empresariales en ProviNET. Su trabajo consistía en extraer la información de las transacciones de su ERP de ConnectWise y transferir el impuesto sobre las ventas a Microsoft Dynamics GP. Cada mes, conciliaba los dos sistemas, asegurándose de que todo lo sujeto a impuestos se gravara y de que todo lo exento quedara exento. Para complicar aún más las cosas, ProviNET también es un revendedor con responsabilidad fiscal por el impuesto por uso.
«Como nuestra organización vendía productos o prestaba servicios a clientes de fuera del estado, de vez en cuando encontraba discrepancias», recuerda Barb, «y entonces tenía que dedicar tiempo a buscar el origen y a hacer las correcciones necesarias». Si, por ejemplo, a un cliente exento de impuestos se le había cobrado por error el impuesto sobre las ventas, Barb era la encargada de averiguar dónde había fallado el proceso.
El mayor riesgo de incumplimiento normativo radicaba en la forma en que la empresa gestionaba sus certificados de exención. «Los guardaba en una carpeta grande en mi escritorio», se ríe Barb. «Y una vez alguien me imprimió una hoja de cálculo para ayudarme a llevar un registro de quién estaba exento de impuestos y por qué; aquello fue un poco lioso».
