Set Solutions ya no tiene que preocuparse por la complejidad del impuesto sobre las ventas

Set Solutions, con sede en Houston y empresa de Trace3, resuelve diversos problemas de ciberseguridad para sus clientes en 27 estados. Al igual que esos problemas pueden ser complejos, la oferta de la empresa consiste en una sofisticada combinación de productos, servicios y formación. «Si tuviéramos un catálogo de productos, habría 90 000 artículos en él», afirma la directora financiera de la empresa, Missy Basone.

El software como servicio (SaaS) plantea un reto especialmente complicado en lo que respecta al impuesto sobre las ventas. El tratamiento fiscal del SaaS difiere entre los estados, y las empresas son las encargadas de resolverlo. Para complicar aún más las cosas, Set Solutions ofrece presupuestos a través de QuoteWerks, en los que se incluyen no solo sus propios productos y servicios, sino también los de otros fabricantes y distribuidores. Muchos de sus clientes cuentan con múltiples sedes repartidas por varias jurisdicciones fiscales, y los presupuestos deben reflejar la sujeción a impuestos correcta de cada partida.

Cuando Set Solutions recaudaba impuestos únicamente en su estado de origen, Texas, el equipo de Missy podía gestionar con facilidad todas esas complejidades. A continuación se dictó la sentencia del Tribunal Supremo de EE. UU. en el caso Dakota del Sur contra Wayfair, Inc., que anuló una regla de la presencia física prolongada y permitió a los estados adoptar normas de nexo económico para las empresas que venden productos y servicios en jurisdicciones en las que no tienen presencia física.

«Sabíamos que íbamos a tener que recaudar y remitir impuestos en diferentes estados, pero no sabíamos en cuántos», recuerda Missy. «Somos un equipo pequeño, por lo que la setencia del caso Wayfair nos llevó a buscar una solución automatizada para gestionar el impuesto sobre las ventas».

«Nuestros asesores fiscales vinieron a verme justo después del caso Wayfair y me recomendaron Avalara», explica Missy. «Como empresa de ciberseguridad, siempre necesitamos trabajar con los socios más innovadores, y Avalara es el líder indiscutible en servicios fiscales basados en la nube. Facilitan el seguimiento y la declaración de impuestos en varias ubicaciones, y se integran a la perfección tanto con QuoteWerks como con QuickBooks, que era nuestro software de contabilidad en ese momento. Y pensé: «Vale, vamos a hacerlo».

Cuando la empresa decidió invertir en un nuevo software de contabilidad, Missy eligió Sage Intacct principalmente por su fácil integración con Avalara. «Cualquier cosa que usara, tenía que funcionar con Avalara porque había invertido mucho en sus productos y confío en su experiencia».

Set Solutions puso en marcha su servicio con Avalara en un estado y amplió su presencia a catorce durante el primer año. Cuatro años más tarde, la empresa presenta declaraciones de impuestos en 27 estados. «Utilizamos (Avalara) AvaTax para realizar cálculos en tiempo real de presupuestos y facturas, junto con Avalara Returns para presentar e ingresar el impuesto sobre las ventas», explica Missy. «También utilizamos Avalara Exemption Certificate Management, Avalara Tax Research y Avalara Professional Services».

«Gracias a la colaboración con Avalara y Sage, Set Solutions ha ahorrado más de 300 000 dólares al año y 30 horas a la semana en tareas relacionadas con el cumplimiento de la normativa tributaria, un tiempo y unos recursos muy valiosos que influyen enormemente en el crecimiento de nuestro negocio», afirma Missy.

Ahora, cuando vienen los auditores, Missy y su equipo pueden estar tranquilos. «Había pasado por una auditoría del impuesto sobre las ventas de Texas que tardamos casi un año en resolver», recuerda. «Con Avalara, tengo toda la información y los documentos justificativos al alcance de la mano. Supone un gran ahorro de tiempo y energía, y te da tranquilidad».

Set Solutions trabaja con muchas organizaciones exentas del pago del impuesto sobre las ventas. Con Avalara Exemption Certificate Management, Missy no tiene que preocuparse de llevar un registro de los certificados de exención y sus fechas de caducidad. «Avalara se encarga de todo eso», dice.

Con Avalara Returns, la presentación de declaraciones de impuestos en 27 estados no supone una carga excesiva para el equipo de Missy. «Avalara se encarga de todas nuestras declaraciones y pagos», afirma. «También confiamos en Avalara para saber cuándo tenemos que registrarnos a efectos de impuestos en un nuevo estado. Nos avisa cuando estamos a punto de superar el umbral del nexo fiscal, y por eso utilizaremos Avalara para que nos ayude a darnos de alta en ese estado, y sé que todo está preparado correctamente».

Por mucho que Missy aprecie el ahorro de tiempo y dinero, lo que más valora es la colaboración. «Trabajar con Avalara ha sido perfecto», dice. «Confiamos en su experiencia de muchas maneras diferentes, como al utilizar Avalara Tax Research para determinar la sujeción a impuestos de un producto en diversas jurisdicciones. El hecho de poder confiar en esa experiencia le ahorra a mi equipo tanto tiempo que no sé cómo podrían vivir sin estos servicios».

«Trabajar con Avalara, junto con QuoteWerks y Sage Intacct, me ha permitido recuperar tiempo para mi familia y me ha dado la tranquilidad necesaria para disfrutar de ese tiempo», concluye. «Ahora, cuando estoy con mi familia, estoy totalmente presente».