Facturación electrónica en Polonia

La facturación electrónica entre empresas (B2B) será obligatoria en Polonia a partir del 1 de febrero de 2026. Se aplicará a todas las empresas que tengan un establecimiento permanente en Polonia y a empresas con ingresos anuales superiores a 200 millones de PLN. Se extenderá a la mayoría de los contribuyentes a partir del 1 de abril de 2026. Finalmente, el mandato se extenderá a los «excluidos digitalmente» a partir del 1 de enero de 2027. Se trata de contribuyentes a los que les resulta difícil o imposible acceder a la infraestructura digital y, por lo tanto, no pueden cumplir con la obligación de emitir y recibir facturas a través de KSeF, y cuyas transacciones implican pequeñas cantidades de hasta 450 PLN por una sola factura y hasta 10 000 PLN en ventas totales al mes.

Polonia ha pospuesto la obligatoriedad de la facturación electrónica en numerosas ocasiones. Después de realizar una auditoría técnica, las autoridades polacas creen que es necesario reconstruir la arquitectura para incluir una mejor documentación y planificación del mantenimiento, así como proporcionar formación y apoyo a los contribuyentes polacos.

Las empresas podrán emitir y recibir facturas electrónicas a través de la plataforma centralizada del gobierno para facturación estructurada, o Krajowy System e‑Faktur (KSeF), en el formato XML FA(3).

Cuando se envía una factura electrónica a KSeF, se le asigna un identificador único. Una vez que KSeF haya aprobado la factura electrónica y esta tenga validez legal, el destinatario podrá descargarla directamente desde la plataforma.

Una empresa extranjera que opera en Polonia a través de un centro de actividades fijo debe emitir facturas electrónicas a través de KSeF y nombrar un representante fiscal Una empresa extranjera que opere en Polonia de forma remota sin un representante fiscal no está obligada a utilizar KSeF. En este caso, la empresa extranjera puede emitir y recibir facturas en el formato acordado entre ambas partes, como PDF a través de correo electrónico.

Polonia ha anunciado un período de gracia para las sanciones por incumplimiento. Hasta finales de 2026, no se impondrán multas a las empresas que utilicen facturas no conformes. A partir de enero de 2027, las empresas podrían enfrentarse a multas de hasta el 100 % del importe del IVA de la factura si no emiten la factura a través de KSeF. El incumplimiento reiterado podría dar lugar a más sanciones administrativas y auditorías.