Cumplimiento del IVA de la UE: ¿qué es?

Las empresas que suministran bienes o servicios sujetos a impuestos en la Unión Europea (UE) deben asegurarse de cumplir con la normativa del impuesto sobre el valor añadido (IVA) establecida por la UE en la Directiva del IVA de la UE. Todos los Estados miembros de la UE deben implementar estas obligaciones de cumplimiento del IVA en sus propias leyes. Los miembros no pertenecientes a la UE que vendan en la UE también deben cumplir estas normas y reglamentos (de forma similar a otras regiones con un sistema de IVA).

Registro de IVA

Las empresas que hagan entregas sujetas a impuestos en la UE deben registrarse a efectos del IVA para obtener un número de IVA de la UE válido y único de su país de origen. Es una parte esencial del proceso de cumplimiento del IVA. Si, además, también compran y venden bienes en otro país de la UE, es posible que también tengan que registrarse a efectos del IVA allí. Esto les proporcionará un número de IVA válido con el que podrán registrar todas las transacciones. Las empresas también pueden facilitar este número a sus clientes de la UE para asegurarse de que se les aplique correctamente un IVA nulo en las entregas intracomunitarias de bienes o servicios.

Una vez que una empresa establece la obligación de registrarse para el IVA, debe presentar un formulario de registro de IVA local con la documentación de respaldo solicitada. Esto, normalmente, incluye:

Número de registro de la empresa
Datos bancarios de la empresa
Referencia Única del Contribuyente (UTR, por sus siglas en inglés), para empresas del Reino Unido
Detalles de la facturación anual
Una copia original del certificado de incorporación de la empresa
Una copia de los estatutos de la empresa
Un extracto del registro mercantil nacional como prueba de existencia
Si la empresa va a nombrar a un agente fiscal o representante fiscal local, una carta de autorización o poder notarial

La documentación solicitada puede variar según el país. El proceso de registro también puede hacerse en el idioma local. Una vez enviado, se puede tardar aproximadamente de 2 a 8 semanas en recibir un número de IVA.

Dependiendo de la autoridad fiscal, también se puede solicitar más información como medida de prevención contra el fraude del IVA.

Facturas con IVA

Las empresas están obligadas a emitir facturas con IVA por cualquier transacción sujeta a IVA. Esto incluye los suministros realizados tanto a otras empresas registradas a efectos del IVA como a consumidores (existen excepciones). La Directiva del IVA de la UE estipula la información básica que debe figurar en una factura estándar. Esto incluye:

Fecha de la factura
Nombre y dirección del proveedor y su número de IVA
Nombre y dirección del cliente
Número de factura único
Descripción de los bienes o servicios, incluida la cantidad (si procede)
Tipo o tipos de IVA aplicables
IVA repercutido
Valor neto, IVA devengado y valor bruto del suministro
Detalles de cualquier descuento
Una indicación clara de si la transacción es una entrega intracomunitaria con IVA cero

Algunos países tienen requisitos adicionales, como que el vendedor indique su número de registro de empresa y su dirección.

Los países de la UE exigen a muchas empresas almacenar copias físicas de las facturas durante un periodo de tiempo determinado. Normalmente, suele ser de 5 a 10 años.

Exenciones de IVA

Un número reducido de suministros están exentos de IVA dentro de la UE si se consideran de interés público. Estos son: la educación, la atención médica y dental y los servicios sociales. La mayoría de los servicios financieros y de seguros también están exentos.

Registros contables de IVA

Las empresas deberán mantener registros contables completos para que las autoridades fiscales respalden sus pagos y transacciones de IVA. En la mayoría de casos, basta con los registros contables locales de las empresas. No obstante, las exigencias contables del IVA de algunos países pueden resultar un desafío.

Declaraciones de IVA

Las empresas deben presentar periódicamente declaraciones de IVA para informar de las transacciones sujetas a impuestos a las autoridades pertinentes y cumplir plenamente con la normativa. Una declaración de IVA incluye los totales de las entregas intracomunitarias. Todos los estados miembros de la UE cuentan con formularios de declaración diferentes y establecen su propio calendario de presentación. La mayoría de países elige la declaración mensual o trimestral en función del volumen de comercio.

Ahora, muchos países permiten u obligan a las empresas a presentar sus declaraciones en línea. Algunos países, como Alemania e Italia, también exigen una declaración anual.

Intrastat

El Intrastat es el sistema de la UE para la recopilación de datos comerciales dentro de la UE. La UE exige a los países que impongan una obligación de declaración Intrastat mensual o trimestral a las empresas registradas a efectos del IVA, en la que se enumeren por separado todas las entregas intracomunitarias de bienes y servicios entre empresas (B2B, por sus siglas en inglés). Esto incluye las ventas (expediciones) y las compras (llegadas) de bienes a través de las fronteras de la UE, así como los suministros a la propia empresa.

Las ventas directas a consumidores (B2C) no tienen que declararse. Los países de la UE tienen umbrales de declaración Intrastat variables tanto para las expediciones como para las llegadas.

Preguntas frecuentes

Item 2

El registro de IVA es el proceso de inscribir un negocio como activo en la producción y venta de bienes y servicios sujetos a impuestos ante la autoridad pertinente. Una vez una empresa se registra para el IVA, responsabiliza de cobrar la cantidad correcta de IVA en cualquier bien y servicio vendido. La empresa también puede reclamar el IVA pagado en las compras de la compañía.

Item 1

Las empresas deben registrarse a efectos del IVA una vez sus entregas sujetas a impuestos superen el umbral del IVA o los criterios establecidos por la UE o por la autoridad local en un país no perteneciente a la UE. Las empresas deben tener en cuenta que los umbrales pueden cambiar. Los requisitos para registrarse a efectos del IVA se aplican a todo tipo de negocios comerciales, independientemente del sector o la estructura operativa. La UE se ha esforzado por unificar los requisitos para registrarse a efectos del IVA en todos los Estados miembros de la UE. Algunos casos típicos en los que una empresa debe registrarse para obtener un número de IVA local incluyen:

Si una empresa extranjera compra y vende bienes en otro país
Si una empresa está importando bienes a un país de la UE, lo que puede incluir el traslado de bienes a través de las fronteras nacionales dentro de la UE
Mantener mercancías en almacenes o en depósito en consignación en otros países de la UE para clientes
Celebrar una conferencia, exposición o formación presencial si hay entrada de pago
Venta de bienes a consumidores a través de internet o por catálogo (venta a distancia)
Suministro e instalación de equipos en un número limitado de situaciones
Un número muy limitado de situaciones en las que se prestan servicios (tras las reformas del paquete del IVA de 2010) Los requisitos anteriores se aplican por igual a las empresas de la UE y de fuera de la UE.

Las autoridades fiscales pertinentes suelen avisar con unos siete días de antelación antes de visitar un negocio para una comprobación del cumplimiento del IVA. En la fecha de la visita, los representantes de la autoridad fiscal comprueban la información de IVA y los datos transaccionales para determinar si se está recaudando y cobrando la cantidad correcta de impuestos. Se pueden imponer sanciones a las empresas que hayan incumplido sus obligaciones de cumplimiento.

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