Acer utilise Avalara VAT Reporting pour simplifier son processus de gestion de la TVA

Acer dispose de son propre système ERP propriétaire développé en interne. L’un des défis pour l’équipe fiscale d’Acer consistait à s’assurer que ses données pouvaient être adaptées aux différentes exigences de déclaration propres à chaque pays. La situation était d’autant plus complexe que même les pays de l’UE ayant adopté le modèle de déclaration SAF-T peuvent exiger des données justificatives différentes.

Pour réussir l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement, il faut comprendre en profondeur les règles de TVA et leur application. Cette tâche est elle-même complexifiée par les efforts réguliers de l’UE pour améliorer son efficacité, qui rendent souvent la vie plus difficile aux assujettis à la TVA. En s’associant à Avalara, Acer bénéficie de l’expertise détaillée en TVA de son équipe de spécialistes, qui veille à ce que VAT Reporting soit toujours à jour avec les dernières réglementations, les derniers taux et les dernières exigences déclaratives.

La clé du succès en matière de TVA repose sur la qualité des données de référence, qui peuvent très bien être réparties dans différentes instances de l’application ERP au sein d’une organisation. C’est précisément là que, grâce à Avalara VAT Reporting, les équipes d’Acer ont pu simplifier considérablement leur processus de gestion de la TVA et réduire fortement les erreurs et omissions.

« Les administrations fiscales n’aiment pas les erreurs, qui peuvent finir par coûter bien plus cher que la mise en œuvre de technologies permettant de les éviter », commente Posky. « Avec VAT Reporting, nous l’avons intégré à notre traitement ERP/TVA, de sorte que chaque transaction passe désormais automatiquement par VAT Reporting et est contrôlée à la volée. »

La structure de données nécessaire pour intégrer VAT Reporting à autant d’instances de l’application ERP, dans les 17 pays déjà opérationnels avec la solution Avalara, est très détaillée. Alors qu’auparavant, chaque contrôleur TVA local téléchargeait et rapprochait les rapports afin de préparer les déclarations mensuelles dans Excel, le système est désormais automatisé pour extraire les données de TVA pertinentes de tous les systèmes. Les données sont ensuite filtrées, contrôlées et chargées chaque jour dans VAT Reporting sous forme de traitement par lots.

VAT Reporting effectue alors plus de 140 contrôles et identifie les éventuels problèmes dans les données. Certains sont corrigés automatiquement dans le système, tandis que d’autres, qui reflètent des erreurs dans les données de référence, sont signalés et rejetés. Les responsables locaux des données sont alors alertés afin de corriger les données à la source et de charger à nouveau le fichier corrigé.

« L’ensemble du processus est fluide et permet de gagner un temps considérable », commente Posky. « Il nous a également permis de développer des aspects encore plus intéressants du système, comme un tableau de bord BI pour VAT Reporting, qui nous permet de montrer aux responsables locaux comment la qualité de leurs données se compare à celle des autres pays et d’où proviennent les erreurs. »

L’automatisation de son processus TVA, avec les gains de temps et la réduction des risques qu’elle apporte, n’est que l’un des avantages dont Acer bénéficie en travaillant avec Avalara. Posky explique : « L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Avalara plutôt que ses concurrents est que la solution nous a permis de développer des automatisations beaucoup plus innovantes et utiles, intégrables dans notre flux de travail habituel. »

Les équipes d’Avalara ont non seulement aidé Acer à assurer une intégration fluide avec son ERP propriétaire, mais elles travaillent également avec l’entreprise sur ses futurs défis. Posky poursuit : « C’est formidable de pouvoir s’appuyer sur des partenaires de confiance comme Avalara pour s’assurer que nous faisons les choses correctement. C’est une aventure passionnante, et nous avons hâte de passer à l’étape suivante lorsque nous commencerons à mettre en œuvre des systèmes en temps réel comme AvaTax, qui, nous l’anticipons, générera à nouveau des gains d’efficacité considérables. »