Armanino apporte la tranquillité d’esprit en matière de formulaires 1099

Armanino est l’un des plus grands cabinets comptables indépendants aux États-Unis. Le cabinet compte plus de 12 000 clients qui s’appuient sur ses services d’externalisation des fonctions financières et comptables, ou Business Outsourcing Services (BOS), en confiant à l’équipe d’Armanino leurs tâches quotidiennes et de clôture annuelle liées à la tenue comptable et aux déclarations fiscales. Si l’équipe BOS du cabinet compte environ 400 collaborateurs, un noyau de seulement six spécialistes gère la majeure partie de la préparation et du dépôt des formulaires 1099 grâce à la solution automatisée Avalara 1099 & W-9.

Pour les dirigeants d’entreprise, ainsi que les cabinets qui les accompagnent dans leurs obligations fiscales, le mois de janvier peut être particulièrement difficile en raison de l’échéance du 31 janvier pour préparer et déposer les déclarations informatives, telles que les formulaires 1099.

Le seuil actuel est relativement bas : une entreprise qui verse à certains prestataires indépendants ou bénéficiaires un montant total de 600 dollars ou plus chacun au cours de l’année doit déposer un formulaire 1099 pour chaque prestataire ou bénéficiaire concerné. Le nombre de déclarations peut donc rapidement augmenter, en particulier pour les grandes entreprises. D’autres exigences viennent encore compliquer la situation.

• Si une entreprise ne dispose pas des informations nécessaires pour remplir un formulaire 1099, elle doit envoyer un formulaire W-9 au prestataire ou au bénéficiaire afin de recueillir des informations telles que le numéro d’identification fiscale. 
• Les formulaires 1099 doivent être envoyés au prestataire ou au bénéficiaire en plus d'être déposés auprès de l'IRS.
• Toute entité déposant au moins 10 formulaires 1099 est tenue de le faire par voie électronique, ce qui constitue déjà en soi un processus complexe.

Il n’est donc pas surprenant que les entreprises comptent sur des cabinets comme Armanino pour tout gérer à leur place : les formulaires 1099 et W-9 sont non seulement contraignants à gérer, mais la non-conformité peut aussi entraîner des amendes et pénalités. Et c’est pourquoi Armanino s’appuie sur Avalara pour simplifier le processus. Après tout, les obligations liées aux formulaires 1099 sont déjà suffisamment complexes pour une seule entreprise ; les gérer manuellement pour des milliers de clients serait un véritable cauchemar.

Avant la mise en œuvre d’Avalara 1099 & W-9, Armanino utilisait différents systèmes et procédures dans ses plus de 20 bureaux. « Nous nous sommes dit : 'Nous pouvons faire mieux' », déclare Max Langfield, membre de l'équipe BOS d'Armanino, spécialisé dans la conformité 1099. « Standardiser le processus permet de libérer du temps pour notre équipe de relation client, qui peut ainsi offrir un service plus personnalisé et haut de gamme, tandis que nous, en back-office, gérons cette tâche administrative relativement routinière. »

Cette évolution a considérablement accru la productivité et l’efficacité, en réduisant de moitié le temps de traitement : grâce à l’automatisation, chaque dépôt ne prend plus que 15 à 30 minutes, selon Tyler DeWitt, consultant senior au sein du cabinet. Le changement a permis d’économiser des centaines d’heures presque immédiatement, ce qui a conduit Armanino à déployer la solution Avalara à l’échelle de l’entreprise. « Notre système automatisé fonctionnait environ 20 heures par jour, mais nous, nous ne travaillions pas 20 heures par jour », explique Tyler. « Ainsi, même lorsque nous ne travaillons pas, le traitement de ces formulaires 1099 peut continuer. »

Selon Tyler, la flexibilité d’Avalara 1099 & W-9 est son principal atout : elle rend la saisie et l’exportation des données plus rapides et plus précises, même pour les entreprises clientes qui utilisent des systèmes comptables anciens. Si le système du client peut exporter un fichier Excel ou .csv, celui-ci peut être facilement importé dans Avalara. (La solution peut également importer directement les données depuis la plupart des ERP, systèmes comptables et plateformes de vente en ligne plus récents.)

Max ajoute qu’il échange souvent avec des entreprises qui ont utilisé d’autres solutions ne disposant pas des fonctionnalités d’Avalara, et que les clients apprécient cette nouvelle rapidité et cette fiabilité retrouvée. « Ils viennent nous voir dépassés par cette charge, et nous sommes en mesure de la leur retirer des mains », explique-t-il. « On peut voir leur soulagement. »

Selon Tyler, le service client d’Avalara est un autre avantage clé : « Si nous rencontrons un problème, si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu ou si j’ai besoin d’une précision concernant un avis, j’envoie un message ou un e-mail, et j’obtiens une réponse dans l’heure, au plus tard. »

Aujourd’hui, grâce à la puissance de l’automatisation, Armanino n’a besoin que d’une équipe centrale de six collaborateurs pour traiter des dizaines de milliers de formulaires 1099 pour ses clients : plus de 76 000 formulaires pour plus de 4 000 clients rien qu’en 2025. Selon Tyler, plus de la moitié des modèles 1099 transmis par les clients du cabinet en 2025 ont pu être validés et déposés automatiquement, sans même que l’équipe 1099 ait besoin d’intervenir.

Cette efficacité et cette flexibilité seront encore plus importantes dans les années à venir, pour Armanino comme pour ses clients, car les exigences de l’IRS continuent d’évoluer. Ces dernières années seulement, l’administration fiscale a abaissé le seuil de déclaration des montants versés, réduit le nombre de formulaires déclenchant l’obligation de dépôt électronique et apporté d’autres modifications.

L’une des évolutions ayant un impact majeur sur les vendeurs et revendeurs en ligne concerne l’obligation relative aux formulaires 1099-K, généralement associés aux places de marché en ligne, aux applications de paiement et aux organismes de règlement. Le seuil déclencheur était auparavant de 20 000 dollars, mais il est passé à 5 000 dollars et devrait encore baisser : en 2026, il sera de 2 500 dollars, et certains pensent qu’il pourrait atteindre 600 dollars en 2027.

Il est essentiel pour les entreprises, comme pour les cabinets, de rester à jour tout au long de l’année, et pas seulement au moment de déposer les formulaires en janvier. C’est pourquoi Avalara 1099 & W-9 propose des fonctions de gestion permettant d’inscrire la conformité dans un processus continu tout au long de l’année.

« Pour rendre janvier aussi simple que possible, l’essentiel est de faire le travail avant janvier, afin de s’assurer que tout est prêt avant d’arriver à cette échéance », explique Max. « Nous le disons toujours : si vous attendez décembre, cela peut passer, mais rien n’est garanti. »

Il est également essentiel d'avoir le bon partenaire à vos côtés. Armanino et Avalara permettent aux dirigeants et responsables d’entreprise de se concentrer sur leur activité, au lieu de consacrer du temps à des tâches administratives comme la conformité fiscale. « Nous n’allons pas vous dire comment gérer votre entreprise », explique Tyler, « mais nous vous dirons ce que vous devez faire pour rester en conformité, et nous nous en chargerons pour vous. »