Aseptico simplifie sa gestion de la taxe sur les ventes

Fondée en 1975, Aseptico fabrique et distribue des équipements dentaires de haute qualité, notamment des systèmes d’implantologie, d’endodontie et des équipements dentaires portables, à des clients dans 40 États américains et plus de 125 pays.

Aseptico était immatriculée, collectait et reversait la taxe sur les ventes dans cinq États. Mais l’entreprise soupçonnait avoir des obligations supplémentaires en raison de l’étendue de sa présence commerciale et de la multiplication de ses canaux de vente. Aseptico a réalisé une étude de ses liens fiscaux, qui a confirmé que l’entreprise ne percevait ni ne reversait la taxe sur les ventes dans certains États où elle avait pourtant des obligations fiscales.

« Notre propriétaire souhaitait que l’entreprise soit en conformité, mais compte tenu de notre taille, nous n’étions pas en mesure de gérer un tel volume et une telle complexité », explique Paul Jackson, directeur financier. « Cela nous revenait moins cher d’automatiser, car nous n’avions pas les ressources pour tout gérer. » 

Avant de mettre en place Avalara 1099 & W-9, Armanino utilisait des systèmes et des procédures différents dans ses plus de 20 bureaux. « Nous nous sommes dit : « Nous pouvons faire mieux », explique Max Langfield, membre de l’équipe BOS d’Armanino et spécialiste de la conformité liée aux formulaires 1099. « La standardisation du processus permet à notre équipe chargée de la relation client de se libérer du temps et d’offrir un service plus personnalisé et haut de gamme, tandis que, de notre côté, nous prenons en charge en arrière-plan cette tâche administrative relativement routinière  »

Cela a considérablement amélioré notre productivité et efficacité, tout en réduisant de moitié le temps de traitement : grâce à l’automatisation, chaque déclaration ne prend plus que 15 à 30 minutes à traiter, selon Tyler DeWitt, consultant senior au sein du cabinet. Ce changement a permis d’économiser des centaines d’heures presque immédiatement, ce qui a conduit Armanino à déployer la solution Avalara dans l’ensemble de l’entreprise. « Notre système automatisé fonctionnait environ 20 heures par jour, mais nous, nous ne travaillions pas 20 heures par jour », explique Tyler. « Ainsi, même lorsque nous ne travaillons pas, le traitement de ces formulaires 1099 peut continuer. »

À l’issue de son étude de lien fiscal, Aseptico a fait appel aux services Avalara Voluntary Compliance & VDA Services dans les États où des obligations fiscales antérieures avaient été identifiées. Le processus d'accord de divulgation volontaire (VDA) a permis à Aseptico de gérer ses passifs fiscaux antérieurs.

Dans le cadre de l’étude de lien fiscal et des accords de divulgation volontaire (VDA), Paul a découvert le programme Streamlined Sales Tax (SST) ainsi que les avantages de faire appel à un prestataire de services certifié SST (CSP), tel qu’Avalara.

« Certains des États dans lesquels nous devions nous immatriculer étaient membres du SST », explique Paul. « Il était donc logique de participer au programme, puisque nous remplissions les conditions requises pour bénéficier du statut de volontaire dans ces États. »

Une fois le processus VDA terminé, Paul s'est préparé à s'immatriculer dans les autres États non-SST et les États membres du programme SST. Puis, dans l’affaire South Dakota v. Wayfair, Inc., la Cour suprême a statué en faveur de l’État, confortant ainsi Paul dans sa décision de s’immatriculer dans tous les États membres du SST.

« Lorsque la décision Wayfair est tombée, nous étions prêts : il ne nous restait plus qu’à passer à l’action », explique Paul. « J'ai envoyé un e-mail à mon gestionnaire de compte Avalara, et l'équipe SST m'a contacté. Ils m'ont posé quelques questions, m'ont immatriculé, ont mis en place des calendriers de dépôt et ont commencé à faire les déclarations. Comme nous étions très bien préparés, tout cela a pris moins d'un mois. »