Bartlett Bearing Company réduit les frictions liées à la conformité fiscale

En 1951, Thomas Bartlett a commencé à vendre des roulements depuis le coffre de sa voiture, utilisant son garage comme entrepôt. Par la suite, sa fille Gayle a repris l’entreprise et l’a développée jusqu’à compter six établissements aux États-Unis. Aujourd’hui, Bartlett Bearing Company distribue des roulements et d’autres composants de transmission de puissance à des ateliers de réparation de moteurs dans tout le pays.

Malgré sa croissance impressionnante, Bartlett Bearing reste à ce jour une entreprise familiale. « L'un de nos vice-présidents est ici depuis plus de 40 ans », déclare Sarah Musser, directrice des opérations de l'entreprise et fille de Gayle. « Ce sont la croissance de l’entreprise et l’évolution rapide de la fiscalité qui nous ont poussés à adopter une approche plus moderne de la gestion des taxes », explique Sarah.

La gestion documentaire constituait un défi majeur pour Sarah et son équipe. « La grande majorité de nos clients sont exonérés de taxe », explique-t-elle. « Stocker les certificats, les tenir à jour et les classer représentait une charge de travail considérable. Et puis, il y a toute la complexité de la taxe sur les ventes en général… Je pense qu’il est impossible pour une seule personne de suivre des taux qui changent en permanence. »

The Mesa Group, le partenaire de Bartlett Bearing pour ses systèmes d’information, a présenté plusieurs solutions susceptibles d’alléger la gestion complexe de la taxe sur les ventes. L’un des principaux critères de sélection était la capacité à s’intégrer à Iptor DC1, le système ERP de Bartlett Bearing, ce qui a permis de réduire encore le nombre de solutions envisagées.

Avec six établissements, l’entreprise se préoccupait également de la continuité d’activité et de la reprise après sinistre. « Si notre site de Philadelphie partait en fumée, pourrions-nous reprendre nos activités sous 24 ou 48 heures ? », s’interroge Sarah.

En définitive, Bartlett Bearing recherchait une solution qui ne soit pas liée à un site physique unique. La suite cloud de conformité fiscale d’Avalara s’est donc imposée comme une évidence.

Grâce à l’intégration préconfigurée entre Avalara et Iptor, développée par The Mesa Group, la mise en œuvre a été relativement simple, même si elle n’a pas été totalement exempte de difficultés, se souvient Sarah. La plupart des défis concernaient la mise en ordre des données de l'entreprise. Les certificats d’exonération, par exemple, devaient être mis à jour, et certaines données d’adresse des clients de Bartlett ont dû être validées à l’aide d’Avalara AvaTax.

Tout le travail de mise en œuvre a été résolu grâce à l'aide experte d'Avalara et de The Mesa Group. Bartlett Bearing a mis en service Avalara AvaTax, Avalara Returns et Avalara CertCapture, tous intégrés à Iptor.