BRANY International tire parti de l'automatisation de la taxe sur les ventes

Biomedical Research Alliance of New York (BRANY) propose des services qui aident les promoteurs d’études scientifiques et les chercheurs à mener efficacement leurs essais cliniques ainsi que les examens réalisés par les comités et instances compétents. À sa création, BRANY travaillait principalement avec des hôpitaux et des centres médicaux universitaires de la région métropolitaine de New York. Aujourd’hui, l’organisation collabore avec des équipes et des organismes dans tous les États-Unis.

Deux acquisitions stratégiques ont permis à l’organisation de se développer dans la formation en ligne consacrée à la recherche clinique et aux sciences sociales et comportementales, ainsi que dans le conseil, sur site et à distance, destiné aux programmes de conformité de la recherche. Ces nouveaux services ont ouvert à BRANY de nouveaux marchés géographiques, mais aussi accru la complexité, notamment en matière d’assujettissement à la taxe.

« Ces deux acquisitions nous ont donné une dimension nationale », déclare Joanne Nicholson, vice-présidente exécutive et directrice financière. « Du jour au lendemain, nous vendions des formations en ligne dans tout le pays et nos consultants intervenaient dans plusieurs États. »

En très peu de temps, BRANY est passée d’une immatriculation à la taxe sur les ventes dans un seul État à une présence dans 28 États. Étant donné que les différents États taxent les services différemment, Joanne savait que BRANY avait besoin d'une solution capable de simplifier le calcul de la taxe sur les ventes et d'atténuer les risques. Programmer le système de commerce électronique développé en interne par BRANY pour effectuer ces calculs aurait été complexe et n’aurait pas garanti le niveau de précision requis.

« Nous avons consulté plusieurs personnes, notamment nos auditeurs, et le premier nom cité par tout le monde était Avalara », se souvient Joanne « L’un de mes collègues avait déjà utilisé Avalara dans une autre entreprise, et nous avions toute confiance dans sa recommandation. Après avoir étudié les tarifs et effectué nos propres calculs, nous avons su qu’Avalara était la solution qui nous convenait. »

BRANY avait besoin qu’Avalara AvaTax s’intègre à sa plateforme de commerce électronique ainsi qu’à QuickBooks Desktop, utilisé par l’entreprise pour facturer ses services de formation en ligne. « L'intégration de QuickBooks a été très, très facile », déclare Joanne. « Deux réunions ont suffi. Et si nous en avons eu besoin de deux, c’est uniquement parce qu’il fallait franchir les pare-feu du prestataire tiers qui héberge l’ensemble de notre infrastructure informatique. »

L'intégration avec le système de commerce électronique de BRANY a pris un peu plus de temps. Selon Joanne, « Nous avons dû analyser l’ensemble de nos services et les associer avec précision aux règles d’assujettissement de chaque État. Par exemple, la Virginie-Occidentale considère les formations en ligne comme taxables, sauf lorsqu’elles bénéficient d’une reconnaissance au titre de la formation continue. Certaines de nos formations disposent de cette accréditation, d’autres non. Il était essentiel, dès le départ, de veiller à ce que ce type de paramétrage spécifique soit correctement réalisé. L’équipe Avalara nous a beaucoup aidés en nous guidant tout au long du processus. Une fois ce travail effectué, l’intégration technique a été très simple.